2020年10月25日 星期日

讀書筆記 | 不該只是完成工作,該練習的是用更省時、省力的方式展現自己的專業價值。來看看「高產出的本事 」怎麼提高產出效率

 



隨著現今工作步調越來越緊湊,越來越高的機率會需要在短短的時間內交付出工作成果。

不該只是完成工作,我們該練習的是如何用更省時、省力的方式展現自己的專業價值。

作者劉奕酉年讀一百多本書外,同時可以寫出五十多本書的相關文章,六十份商業簡報,準備超過百場以上的演講和培訓課程,儼然就是高產出的佼佼者之一。因為Peggy一向對提升工作效率(讓生活更輕鬆XD)的主題很有興趣,故從臉友—專業簡報講師張忘形(https://www.facebook.com/chwanshing/)的FB貼文中間接得知此書出版時,很快的購入閱讀。整體來說,是個蠻實用的工具書呢。

哪些人適合看此書? 

對如何更省時省力,產出自己專業價值有需要/興趣者。

書中如何幫助讀者提升產出效率?  

作者提出「優勢輸出」(PROS) 模型,從定位、重組、產出與輸出場景,每一個步驟都有相應的框架思路可參考,以提升產出效率。


具體內容、技巧與實例就來參考以下的書摘囉

///

What is 「優勢輸出」(PROS) 模型?





Step 1 : 定位Position


簡單說,是在準備輸出時,先思考與釐清目的、受眾與內容。

可運用黃金圈的框架(Why? How? What?) 來思考。
  • Why ? 為什麼要產出這個內容?
  • How? 如何達到期望的效果?
  • What? 具體來說,應該用哪一個架構較適合?
在定位完成後,就會比較清楚之後適合選擇哪一個框架來呈現輸出。



Step 2 : 重組 Restructure—八大框架與四種圖解


八大框架:
  • 重點框架:瞬間抓住眾人眼光
  • 清單框架:總結出來的推薦清單與建議項目
  • 時間框架:以時間軸來劃分内容。
  • 空間框架:以規模大小、距離遠近來劃分内容。
  • 主題框架:掌握全貌、影響關聯與效益。
  • 議題框架:言之有據的價值主張或論點。
  • 問題框架:問題的解決對策與應用。
  • 課題框架:展現成果價值與達標難度。

這八大框架中,Peggy 對「主題框架」的思維特別感興趣,整理於下。

「主題框架」:掌握全貌、影響關聯與效益。讓任何人都聽得懂你說的話。
從聽者出發,幫助對方掌握全局。其應用為結合「黃金圈理論」與「溝通三要素」。

這邊補充一下黃金圈理論 The golden circle的細節。(圖出自其youtube 影片)
Simon Sinek認為,所有成功的領導者與品牌皆遵守the golden circle的思考與行動法則。
由核心的why開始思考,接下來往外擴散到 How ,進而What。

Why:為什麼? 核心理念 (ex. 你的目的是什麼?你的信念是什麼?你的出發點是什麼?....)
How : 怎麼做?如何實踐?
What:做什麼?最後呈現的結果

然而多數一般的行銷方式卻通常由What 開始,ex. 我們做了什麼, 和其他產品相比好在哪裡。

人們不會買你做什麼;他們要買你的Why。What 無法打動人心。

以蘋果實際上溝通的方式: 我們所做的每件事 我們相信都在挑戰現狀 我們相信用不同的角度思考 我們挑戰現狀的方式 是使我們的產品有美好的設計 容易使用而且迎合使用者。 我們只是恰巧做了很棒的電腦。(順序是 Why -> How ->What) 

「溝通三要素」:
人格:大家相信的理由。
情感:大家建立連結、讓大家明白這對他們來說有多重要
邏輯:讓大家知道你要說什麼,而他們可以獲得什麼?

結合兩者就形成了主題框架的第二層應用。

以對寫作技巧不是那麼懂,而正要閱讀一本和寫作相關的書籍為例,可以自問自己以下三個問題來建立連結。

1. 為何要看這本書? 我想提升寫作能力,這本書似乎是關於寫作的。

2. 這本書中的內容與我有何關聯? 對我有多重要?

3. 具體來說,可以從書中學到什么? 對我能產生什么效益?
下圖為作者看了一本關於寫作技巧的《大人的11堂寫作課》,且運用「主題框架」,在半小時内拆解完這本書。


四種圖解框架:

1. 用樹狀圖「歸納」内容的觀點脈絡。

2. 用流程圖「梳理」内容的運作機制。

3. 用矩陣圖「定位」內容的交互比較。

4. 用文氏圖「強調」内容的交集關係。

下圖為書中文氏圖的延伸範例,蠻有意思的。




Step 3 : 運用鑽石結構輸出於五大應用情境


優勢輸出的五大場景應用。

1. 溝通表達:言簡意賅、簡明扼要的說重點

2. 文章寫作:三段式鋪陳,寫出觀點明確的文

3. 簡報規劃:從一頁摘要、口頭簡報到主題報告

4. 視覺圖解:用一張全息圖征服所有人的目光

5. 精準閱讀:用優勢模型提升閱讀的體驗

以下範例為將鑽石輸出應用於「溝通表達」。

溝通表達通常離不開三個目的:傳遞訊息、說服對方與達成共識。
建議學會以下三種表達框架與兩種圖解框架。

三種表達框架:

1. 重點框架:將表達内容歸納為三個重點,快速抓重點,也讓對方留下印象。

2. 主題框架:簡要說明事件的目的、關聯與效益,讓對方掌握全貌、建立連結。

3. 議題框架:先提出論點,再說明理由與實例,最後再重申重點,展現說服力。

二種圖解框架:

1. 矩陣圖:定位表達內容的交互比較,提供較佳的選擇

2. 文氏圖:強調表達內容的交集關係,找出雙方都能接受的點

///
書中還有不少實用的框架,與示範情景,有需要的朋友可以購入參考。

以前是偏向認為有好的輸入才會有好的輸出,近年越來越偏向「費曼學習法」,從output找出想要學習的東西先,再往回找。
這和此書的輸出邏輯接近,在自我觀察之下,發現的確這樣學習速度變快之外,也更容易提早挖掘到有意思的點,累積成就感呢!


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2020年10月19日 星期一

讀書筆記 | 學・問 ORID - The Art of Focused Conversation (焦點討論法)





"100種提問力創造有質感又有效果的團隊溝通"
“用對的順序,問對的問題可以節省至少1/3的溝通時間 ”

因為近幾年比較多機會Host各式各樣的會議,包含常態的規劃、討論、workshop、brainstorm等等。
也因為這樣,對怎樣可以更有效率地進行會議、引導討論也產生了興趣 。

之前因為看到一篇文章,提到唐鳳運用ORID 焦點討論法,回應網路留言,讓溝通更有效率。也在看完 “ORID焦點討論法 by 唐鳳 20160626” 後網址可從約 6:20開始看,到約26: 10 處),也對此書產生了好奇心,故購入閱讀。

整體來說,這是一本很實用的工具書。除了介紹什麼是ORID,怎麼運用ORID 進行有效的溝通,讓會議不再冗長。另外也提供多達100種職場情境可供讀者當facilitator 時參考。

而當討論卡住時,針對讀者遭遇到的尷尬情境,也提供相對應可嘗試的幾個改善的方法。Ex. 團隊不專心時、團隊對提問問題沒有反應時....

好的提問帶領團隊進行更有效率的討論,提升團隊溝通品質。焦點討論法可以幫助進行聚焦的對話,發揮集體思考的的力量,達成有效的溝通。


以下為書摘,主要涵蓋三個主題。

What is ORID
ORID 適用情境? 
討論範例 — 評量專案進度


What is ORID 焦點討論法? 

ORID 是由加拿大文化事業學會於2005年所提出,ORID method 又稱為「焦點討論法 (Focused Convsersation)」,其運用四個不同層次的問題,一步步引導團隊進行有效率的討論與思考。
 

The Objective Level : 觀察事實與外在現況的客觀層次

這層次的問題問的是事實和外在的現況,基本上是問「資料是什麼?」

The Reflective Level : 說出感覺的反應層次。

這層次的問題喚起對於客觀資料立即出現的反應和內在的回應,有時候呈現為情緒、感覺、隱藏的影像,以及客觀事物帶來的聯想。

The Interpretive Level : 找出意義的詮釋層次。

這層次的問題尋找的是意義、價值重要性與涵義,鼓勵大家挖掘的更深入。

The Decisional Level : 採取行動的決定層次。

這層次的問題想要找出決議,讓對話畫下句點,使團隊對未來下定決心。
喚起「所以呢?」的回應,讓大家找出隱含的影響,與下一步該怎麼做。


peggy 整理自書中


焦點討論不是要教導什麼特定內容,答案沒有對或錯。因此,所有的問題都是開放且不預設答案的。多以「如何」、「什麼」、「哪些」或「為什麼」當開頭。



ORID 適用情境?


先來看看哪種情境比較不適用:

團隊對工作上未來的改變感到焦慮 ---> 直接進入規劃會議
團隊充滿各種想法,還沒有什麼頭緒 --->  運用團隊共創法 Workshop 

書中提到的100 個討論範例包含評量與回顧的討論、籌備與策劃的討論、與教練和輔導相關的談話、與詮釋資訊相關的討論、與決策相關的討論、對管理與督導相關的討論以及個人及慶祝式的談話這幾大類。

由此可知ORID 很多場所與情境都適用,可以用於一群陌生人,也可以用於熟識的同事朋友。它提供一種思考過程的框架,預防冗長漫無目的的會議,節省開會時間和次數。


討論範例 — 評量專案進度


情境:評估已進行幾週的專案進度,相關stakeholders 都收到進度報告以及原始規劃的報告。

目的:省思團隊狀況 ,決定確保團隊成功所需要做的調整。

O. 客觀性問句
你在閱讀報告的時候,哪些句子或要點引起你注意?
報告中哪些部分寫得很清楚
哪些部分不清楚
回想起團隊合作的情況,還有哪些資訊要分享出來?
把這些報告和原本計劃相比,有哪些部分進度落後?
把這些報告和原本計劃相比,哪些部分進度超前?

R. 反應性問句
報告中哪些部分讓你驚訝?
哪些是進行很順利的部分?
哪些是進行時比原本預想的還要困難的部分?
哪些在進行時發生始料未及的混亂?


I. 詮釋性問句
關鍵議題或主要困難點是?
我們需要額外協助的部份是?
我們需要什麼樣的協助?
全體隊員要先處理什麼問題?
要讓計畫按部就班地進行或是回推正軌,還需要做些什麼?


D. 決定性問句:
我們對於工作計畫所建議的改變是?
我們在運作方式要進行的改變是?
下一步要做些什麼?
誰需要來著手進行剛剛提得到的這些工作?




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2020年10月9日 星期五

UX | 初探使用者行為(User behavior) 分析相關工具- Pendo and Matomo

 



[ Pendo ] 


最近看到相關專案透過Pendo 的整合來了解user behavior, 覺得蠻有意思的。

其主要功能如下。(圖出自官網)

1. Insights of user behavior

透過Pendo 可以很容易的收集customer 怎麼使用我們的protal? 停留多久?使用的行為順序為何?

 
2. Customer Sentiment

以往收集客戶回饋要透過發問卷的方式,現在可以整合在系統裡。只把問卷發給常使用的客戶,設計幾個基本問題,例如給這個service 的NPS
分數 ( Net Promoter Score, 可看出使用者願意將此服務推薦給朋友或同事的可能性),如果不願意推薦的話,原因為何等等。

相關的客戶feedback 可以很方便的和slack整合,第一時間把客戶的問卷結果打到 slack channel給相關的stakeholders看。當發現某客戶滿意度很低時,就可以很快地請regional PM or support 接棒,和這個客戶接洽取得更進一步feedback,以改善產品與服務。



另外還有幾個官網上提到的功能,但Peggy 比較沒有注意過/接觸過。

3. Guidance:In-app walkthroughs and targeted messaging to improve onboarding and feature adoption.
4. Feedback : Product demand intelligence to prioritize which features to build next.
5. Roadmap : Product planning to set, track, and communicate roadmap priorities.

Deployment : 
  • Web-Based, Cloud, SaaS
  • iPhone / iPad
  • Android


[ Matomo ]


這又是另一個有名的Tool 啦。

Matomo,前身piwik, 是除了Pendo 之外,常在 user behavior research 領域聽到用來 trace event 的工具。

Open source ,一個可自行架設的流量分析程式。因為資料可都留自己家,而讓使用者較有隱私權。
此外,它也有提供付費的cloud hosted service。

有提供可客製化的Dashboard , 讓user 方便檢視。

Deployment : 
  • Web-Based, Cloud, SaaS
來看看幾個相關的介面,就可以感覺一下可以分析什麼。




簡單的比一下 Matomo  and Pendo
初步看來, Matomo 提供較多功能
而Pendo support 比較多 platform ( 含Mobile )




/// 寫在最後

根據最近接觸到的資訊,不管是Pendo 或Matomo , 其實都可能會掉資訊。
可能原因很多,主要原因之一包含這部分和一些拿到檯面上 official 的功能相比,通常測試涵蓋率比較沒那麼好甚至沒什麼測試 XD) 
也曾經聽過config error 導致要trace 的event 沒回來的慘案。

在實務專案上,如果真的很重要而不能掉的event, 還是當成一個feature request 來談吧。







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2020年10月5日 星期一

讀書筆記 | OGSM 打造高敏捷團隊


之前在收聽 Podcast 「大人學的small talk」時,有一集Bryan專訪張敏敏老師。

對談內容十分的實用與精彩, 從中也得知此書的出版。 因為和 Peggy 工作很相關,故立馬手刀購入拜讀。

作者為有多年業界輔導經驗的管理顧問張敏敏老師,本書主打

「簡單一頁,聚焦目標,容易執行」
「OKR 做不到的,OGSM一頁精準達成!」

目前也有不少大公司採用此工具,如 NASA 、P&G 、coca-Cola 等。

本書有以下三個特點:

1. 大量的輔導案例分享
2. 具體的一步步指引如何執行和訂立OGSM
3. 包含在實作過程中許多會卡住的眉眉角角(關鍵細節)的提醒


/// 以下為書摘

What is OGSM ? 


又稱為「一頁企劃書」,在願景的指導下,把理想轉成可執行的具體行為。


OGSM八大功能

  • 以「Objective 最終目的」提供全員共識的清晰方向感
    • 可透過關鍵字在願景日建構出objective 
  • 以SMART 原則落地執行 (Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-based)
    • 在Objective的描述中找到關鍵字,為每一個關鍵字設定具體/可衡量目標(Goal)  
  • 控制力:定期開會檢驗與確認現實和理想的差距
  • 專注力:選擇最有效的策略前進
  • Mini-Max Principle :選擇就是決定哪些「不要」,以最少的選擇,得到最大化的結果
  • 執行力:透過定期確認衡量小指標以確定走下去是對的。這是最困難與關鍵的部分。
  • 要事管理:協助每個人找到優先順序
  • 溝通力:市場變動越大,第一線執行者常最容易找出問題。主管與第一線執行者的對話絕對需要啟動。


What is Objective? How do we define it ?


“what success looks like in the future? 當我們成功時,我們看起來像什麼樣子呢?”

  • Objective: 一種文字陳述,說明單位或個人存在的「價值」,指引相關工作者在中長期工作上決策或執行的方向
  • 包含願景和企業理念的概念
  • 三步驟定義Objective :
    • Step 1:搜集外部資訊,著重在自身優勢和機會即可
    • Step 2:內部資訊搜集,企業故事、主管與員工的想法與主事者的理念 ,亦可透過舉辦「願景日 Vision Day」來進行。
    • Step 3:將從Step 1 與 2中總結出來的「關鍵字」串成句子
      • (某通訊設備廠商公司等級的Objective) 帶領xx公司為全球網路通訊設備廠商,在最快的時間內,擁有精密通訊設備關鍵通訊零組件,成為客戶不可取代的合作夥伴。
      • 上例藉由關鍵字全球網路通訊設備廠商、關鍵通訊零組件、精密壓鑄、高妥善率及量產水準所組成
      • 建議限定一個服務領域或範圍
      • 真的寫不出來,可以先跳過,先把GSM先寫

What is Objective? How do we define it ?


“what do we want to achieve? 我們到底想要完成什麼,我們的具體目的地究竟在哪裡?”

  • 短期之內必須要達成的結果
  • SMART 原則落地執行 (Specific明確的、Measurable可衡量的、Attainable、Relevant、Time-based),特別是Specific 與 Measurable.
  • Measurable可衡量:數量化與時間化
  • 基本公式: 「動詞+名詞+時間」 
    • 提升+營業額+從2020/1/1到2020/1/31 
  • 根據SMART原則調整Objective:提升+營業額+從2020/1/1到2020/1/31 
    • 從2020/1/1到2020/1/31,提升營業額較去年同期,成長10% (提供比較的基準點)
    • 從2020/1/1到2020/1/31,提升營業額較去年同期400萬元,成長10% ,到440萬元 (更具體)
    • 從2020/1/1到2020/1/31,提升營業額較去年同期400萬元,成長10% ,到440萬元。每人每週業績目標22萬元,每日業績需達到4.4萬元(以每店共五人,每週上班五天計) (達到分配的效果)
  • Goal需要跟著Objective一起連動,可透過關鍵字進行連動
    • 關鍵字為全球前十大太陽眼鏡品牌客戶,具體目標(Goal 1) 則為2020/1/1到2020/1/31,以總營業額為標準篩選出全球前十大太陽眼鏡品牌客戶
    • 關鍵字為高緊密服務,具體目標(Goal 2) 則為2020/1/1到2020/4/30進行客戶訪談,建立全球前十大太陽眼鏡品牌客戶對快速、客制的敏捷配合度廠商的需求清單。
  • 三到五個Goal即可


What is Strategy? How do we define it ?


“Does the strategy provides specific explanations and expectations of specific choices? 是否清楚地描述策略,足夠讓大家對資源做出取捨?”

  • 策略 = 資源的選擇(人、錢、時間 ),只需提供說明不需具體到提出時間、日期等資訊
  • 選擇資源的關鍵—不要做哪些選擇,必須取捨
  • 思考: 什麼樣的資源可以讓你達成目標
  • 如何寫? 以「透過...」當起手式,後面接資源的選取和使用
  • 範例


 What is Measure? How do we define it ?

“If the measure can track and determine if the strategy is effective and is having the desired impact? 我們是否按照著設定的小路標走,然後隨時檢查是否迷路?”

  • Measure 包含兩個元素:Dashboard (衡量標準)和 Plans(行動計畫)分別用數字、百分比、時間段、單位、負責人等來客觀描述。藉由此確認資源被正確與徹底的好好運用,以期待達到設定的目標。
  • Measure就是OKR裡的KR。
  • 怎麼寫Dashboard? 
    • 找出策略裡的關鍵字,根據你的專業、目標與經驗而定。
      • 如strategy為「透過主客戶推薦,提升營業額」,關鍵字為「主客戶」、「推薦」。「推薦」的Dashboard可寫成「在2020/12/31之前,每個選定的主客戶至少推薦五位新客戶」
    • 一個以上的指標,最多三個。
    • 須符合SMART原則。
  • Dashboard (衡量標準)很容易出錯,錯在沒有和strategy 對準。思考重點放在「如何使用這個資源」,非「會有什麼效果」
  • Plan最重要的三要素是「負責人或單位」、「時間順序」、「工作事項」
  • 執行時最可用顏色進行進度管理:黑色表進度內,無需討論。黃色表落後約20%,負責人可以勉強追上進度。紅色表落後進度約20%以上,需他人協助才有機會追上進度。
  • 範例:

///寫在最後

Peggy 一向認為不管是 OKR, KPI, MBO 亦或是其他的方法論,都是透過彈性的框架/方法來協助團隊運作更順利與更進化。
沒有最佳解,只有適不適合。
如果團隊原本就運作的不能再更順了,那也不一定需要強制導入特定的流程和框架。( 先放鞭炮慶祝就好了XD)

最初其實是因為很好奇 OGSM 和 OKR 的差別而購入此書。
而在實際閱讀的過程中,腦中燒著繞著的都是如何能從中學習到一些蠻好的點,來進化目前手中的專案以及自己Project managment 的技能。
拜讀完此書,特別喜歡作者把一些實際操作的細節、思路與眉眉角角的細節案例都分享出來的這部分。就算沒有執行OKR或OGSM的職場工作者,可以從中學習到思考策略和執行面時的思路。

當初Peggy最初在研究OKR時也是很卡,後來是透過閱讀更多相關的OKR書籍、網路上多找一些案例,藉由每次的反省和調整與以及團隊的討論後,至今才較為順暢些。還好團隊很給力,也願意一起討論、學習與調整。(雙手合十)


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Peggy的實驗空間| 小書庫 Index card ( 讀書筆記總目錄/書單 )

  一直很喜歡閱讀,也常從閱讀好書中與讀書會得到許多的力量與啟發,不管是在人生的低潮抑或是順遂的時候。在閱讀之路上,這幾年也保持一個習慣。當閱讀到喜歡的書籍,且那陣子時間允許,就會提醒自己閱讀完後整理出心得筆記。一方面藉機鍛鍊寫作肌肉與思路,方便之後的複習和查閱。另一方面,也可以...