2021年5月30日 星期日

「Peggy的實驗空間」一百篇啦~

 



「Peggy的實驗空間」默默地含本篇也累積到100篇文啦,是時候來紀錄一下這個小里程碑~

最近幾週在疫情的緊張與壓力,同時間小孩們也開始在家學習,整個生活步調和作息也必須做相對應的調整。(整個化身為隨身IT人員與家教啊,也更尊敬老師們了....)

除了減少不必要的出門、多清潔、洗手與消毒外,為了減少焦慮,也提醒自己盡量專注在自己可以掌控的事情上。

而對Peggy 來說,閱讀、寫寫東西與運動一向可以有效減輕部分焦慮。也因此,特別提醒自己盡可能地維持這幾個習慣。


回到正題,本文包含以下內容~

  • 100篇的緣起
  • 寫作帶來的五大好處
  • 關於寫作的幾個常見FAQ


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100篇的緣起

怎麼會想寫個100篇?

大概在去年,也就是2020年初,剛完成寫作社團一個活動-30天寫作。

在寫下 Day30 的感言時,看到當時自己的部落格,大概也有累積40多篇文了。

想想寫寫東西,對 Peggy 這種腦袋過動兒來說,還蠻好的。

不禁一時豪氣十足的立志,來湊個一百篇吧XDD!

雖然是一時衝動,不過也認真的加入當年自己的OKR中。

按照 OKR 的精神, 積極點是ok 的!經過簡單的估算,雖然可能無法在2020年就完成,還是先設定objective 和相對應的KR 先。

去年底結算時,篇數沒達到到100篇,不過瀏覽數已超過原本預設的一萬不少,更棒的是得到珍貴的機會來認識許多高手,真是意外之喜。

這就是所謂抱持著射不到天上的月亮,至少射得到在天上飛的鳥?!

至於為什麼是一百,大概是喜歡它帶來圓滿的感覺吧(笑)。

(下圖為去年初的寫作立志文紀錄)


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寫作帶來的5大好處

有一些朋友們曾很好奇的問Peggy ,為什麼在忙碌的工作與家庭生活中,還可以(願意)做到持續寫?

其實就因為感受到以下好處啊~


1. 加速學習


近幾年的學習方式越來越接近「費曼學習法」這種以output 為目的來進行 Input。

啊!原來這邊自以為清楚,其實不太理解啊,再回頭去研究一下吧。 這樣的OS 在進行主題寫作時,常出現在腦海裡。

對以output 為目的進行input 的學習法有興趣的朋友,歡迎參考一下兩篇。

延伸閱讀 》

讀書筆記 | 97%的輸入都是白費的? !從「最高學習法 The Power Of Input」來學習如何高效輸入,不再無效努力。https://peggywulifelab.blogspot.com/2021/03/97-power-of-input.html

讀書筆記 | 不該只是完成工作,該練習的是用更省時、省力的方式展現自己的專業價值。來看看「高產出的本事 」怎麼提高產出效率 https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/10/blog-post.html?m=1


2. 思維能力升級

多數的文章的主題是與工作心得與閱讀書摘相關。

為了避免漫無章法的隨筆,想進行更有效的輸出,在下筆前總會花點時間,先思考架構與想表達的重點。

淺移默化中,歸納、思考與整理的能力和速度就進階些了呢!


3. 成就感

當寫的文章、整理的資訊有幫助到周邊的同事與朋友們時,內心當下是蠻高興的。

心中都會浮現,「可以幫上忙真是太好了」的開心和成就感。

舉例來說,之前發的一篇文章主題是「一分鐘秒懂AWS 與 Azure常用服務對照」。

其實緣起是,某天自己和同事聊天時,聊到現在兩邊都要接觸,雖網路上的比較有很多資訊和細節。但,似乎缺乏一個簡表,讓初次接觸另一個service 的人可以很快有點概念。

想著自己當初接觸的時候,也曾有類似的困擾,就花些時間整理起來,分享給需要的朋友。

又如例外一篇AI DevOps 該考慮的關鍵因素。

也是因為和同事聊天聊到,就想到自己工作有相關的經驗,也可以寫下來提供參考。

以前就有整理工作筆記和資訊的習慣,不過因為沒有寫成blog,當需要的時候比較不容易share 。而且自己私下整理的筆記通常也沒有那麼要求要有條理。

透過整理,其實自己也又溫習了一次。


4. 腦袋SPA 

因為是腦袋過動兒,腦中常有很多思緒運轉中,轉著轉著,頭就重了(笑)。

把混屯狀態的思緒小世界透過靜下來寫作的儀式,將部分的思緒緩緩的拉出來,一一的透過文字來呈現,完成的霎那間,腦袋有種做完SPA 的輕鬆愉悅感XD。

那種感覺很接近斷・捨・離完家中衣櫃與置物櫃,或整理完雜亂的桌子那時的舒適感。

另外最近剛好在疫情中,也很適合透過寫作來降低焦慮感。


5. 認識更多高手

這真的是最出乎我意料之外的好處!

朋友A: Peggy, 我看過妳寫過xxx主題的文章,剛好我也有相關的經驗,想和妳聊一下、討論一下。

哇,一聊之下,常發現高手在民間,常常自己也透過著樣的對談與閒聊學習到很多(感恩)。

許多高手其實都是曖曖內含光的style,沒有契機和那個鉤子,還真不會聊到啊。

也是因為寫作,開始與社群中的高手朋友有機會多點交流,得到更多知識。

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關於寫作的幾個常見FAQ...

以下收錄幾個 Peggy 常被問到關於寫作的幾件事~

Q1: 要怎麼開始?

隨時隨地可以開始~
小品可以先post 在自己的 fb 上,長一點的可以直接寫成blog 文章。
現在也蠻多不錯的免費平台,也很有質感。根據自己需求,選個喜歡的就好囉。
可以先從對自己阻力最小的地方開始,等寫習慣,想換更專業的平台也是沒問題。

Q2: 不知道要寫什麼?

幾個方向可以給您參考:工作心得、閱讀筆記、興趣專長、最近新接觸有意思的人事物、過去的回憶等等⋯

也可以從寫自己心情和小發現開始,喜怒哀樂與悲歡離合,這些生活紀錄也是很棒的,有些時候這些還比其他主題觸動人心。


Q3: 覺得自己寫的不好,不好意思公開...

Peggy很了這個這個感覺!

當初也是覺得會寫的人很多,卡在覺得自己不是很會寫,不太好意思寫,寫了不好意思公開⋯

不過後來想想,其實本來就沒有把自己定位成寫作高手啊!!!(一語道破盲腸XD)

就當作紀錄自己工作和閱讀的心得,就像定期上健身房一樣,規律的訓練一下腦袋裡的思維。

這樣一想,頓時覺得鍵盤和滑鼠輕多了,也就沒有把這個想得太慎重與嚴肅了。

對於剛起步,不好意思公開寫的朋友,也可以選擇加入比較友善的寫作社團。

之前Peggy 應團長 Afra 才女發的邀請,加入「30天寫作」這個友善的社團。Afra 是個寫文案高手,也會三不五時的分享寫作秘訣。「Peggy的實驗空間」最初始的走向,也是發發幫忙調整的。

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寫在最後~

很感謝一路上給Peggy 鼓勵的親朋好友和看到文章路過留言的朋友~~(雙手合十)

期望自己在到了一百篇的小milestone 後,還抱著初衷,繼續寫下去。分享更多有幫助的資訊,也一邊繼續鍛鍊腦袋與思維。


圖片來源: https://www.everypixel.com/search?q=&authorname=StockSnap

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2021年5月20日 星期四

職場 | 永遠有開不完的會嗎?來看看如何讓會議更有效率!


不管是身為JM 或是PM,多數日子裡,每天要開的會常常是滿.滿.滿的。

因為一向極度偏好有效率的會議(才有多點時間做事啊,另外也想要有睡覺的時間啊...),之前就稍稍研究一下如何可以進行「高效率的會議」。

這幾年實踐和觀察下來,覺得還蠻有幫助的。趁著空檔,整理了一下,給一樣常需要開會的朋友們參考,減少不必要、沒效率的會議,讓人生更美好那麼一點點(笑)

本篇文章包含以下主題。

  • 適用哪些種類的會議?
  • 關於會議前要做哪些準備?
  • 如何協助會議進行的更順暢?
  • 來分享5個小訣竅~

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適用哪些種類的會議?

先來看看這方法不適合/不需要用在哪些種類的會議~
(非全部,僅列Peggy 較常遇到的)

  • brainstorming meeting: 這類會議是要有時間和空間去發想,不建議刻意加快開會步調。雖然brainstorming meeting 最好也先設計過,效果會比較好,不過今天講的方法的不太一樣

  • workshop:之前在為了和新的合作對象們一起尋找與定位新服務時,為了有效一點進行workshop,,那一小陣子有稍微研究這塊。work shop的準備方式也很有意思,有機會再寫一篇。

  • Engagement meeting: 有些會議是build relationship,讓多方先互相認識一下,讓之後的合作更順利些。這種會議就不太需要這麼嚴謹啦~

適合會議:

  • 為了解決特定問題或推動進度而進行討論的會議:在這種會議,我們都會期待有結論,或至少事情是往前有推進的。

  • 您是主要發起人/host 或者至少要說得上話。


關於會議前要做哪些準備?

之前看到這個 meeting facilitator canvas 就覺得很實際,很可以拿來參考。




透過這框架,有系統地去規劃與準備會議。
也可以把以下Peggy列出來的思考點,當成Checklist來一一對照。 

  • 會議的目的: 預計得到的成效?希望達到的共識? 想要解決的問題?
  • 哪些重要stakeholder 一定要邀請到?為什麼需要邀請哪些key persons?希望對方帶來什麼觀點或貢獻?
  • 預計談論哪些主題? 每個主題預計需要多少時間?誰是這個主題的主要owner/speaker?
  • 是不是需要會前會? 以Peggy過去的經驗,少數關鍵人的會前會討論與溝通出的那個 draft proposal ,是會有效推進主要大會議進度的。
  • 提前寄出會議通知,盡量把Agenda 和 purpose 寫在信裡面。
  • 有相關文件或資料,盡量在會議前寄出
  • 本次會議一定要談到/確認到的重點問題是什麼?一定要有的底線,沒有談到就是浪費大家時間了的那種底線。
  • 會議要怎麼進行會比較順暢?重要會議最好在腦中先沙盤推演一次
  • 如果是key stakeholder,建議先打聲招呼。表達邀請對方的目的、為什麼真的需要對方來參加、大概會發什麼時候的會議、確認對方會參加等等。可在outlook 行事曆上先 check 對方時間是否available。


如何協助會議進行的更順暢?

  • 一開始短短的暖場talk ,打招呼
  • 協助與會者很快的進入狀況:包含今日開會目的、agenda、預期產出、要確認與討論的問題list。
  • 若有新成員加入、或上次開會時間已經一段時間、中間有不少變動等情況,花個五分鐘好好描述一下源起和背景,也會對接下來的討論有幫助。聊到這,不得不提到Amazon 的 practice,前十五分鐘大家專心閱讀相關文件,接下來有效率地一一過討論項目。蠻喜歡這種一開始就讓與會者快速進入狀況的作法,實在是很有效率。 

  • 會議記錄:重要會議最好事先安排會議記錄者。記錄非要巨細彌遺,而是要記錄下關鍵的agreement 、information 以及可以推動事情前進的action item.

  • 確認會議紀錄內容與action items:通常在會議最後的五分鐘時,Peggy 會習慣性的請大家一起review 一下meeting note ,尤其是action items的部分。action item 包含要做什麼、owner 與ETA(預估時間)。若事項需要帶回去討論,真的沒辦法直接給執行事項的ETA,那至少會確認ETA of the ETA。



分享5個小訣竅

這邊來分享幾個小訣竅

1. 清楚的流程圖是大幫手

如果討論中發現整個 business process 或 solution 邏輯有些複雜,無法用言語來回討論清楚。當場畫個流程圖是會有很大的幫助的!常常畫出來,大家當場一起看著圖順著討論,就會快很多。

2. 流程圖推薦工具

基本工具可以直接用power point,拉幾個方框和箭頭達到效果就好。
如果需要複雜一點的遠端協同合作,個人覺得miro 還蠻好用的。

Know more about Miro >> 遠端協作工具 | Miro 實用的遠端視訊協同合作大白板與簡易使用分享 https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/03/miro.html

3. 會議氛圍與動態調整

計劃趕不上變化,其實少不了無法按照劇本走的時候。在開會中,可以花點力氣,適時地感受現在的開會步調和氛圍,保持彈性隨之作調整。

以之前某次開會經驗,因為雙方是第一次合作,又是來自不同的文化和時區。原本設想的希望彈到什麼進度,在開始的十分鐘不到就感覺無法這樣走下去。

很快地轉換成第一次engagement 風格的開會模式,先多些時間互相了解,留時間給友 team 帶回去和老闆與 team 內討論。


4. 善用錄影功能

對於多人開的重要會議,建議可以的話都錄影下來,可以讓之後新加入的成員或是因會議衝堂無法參加的相關stakeholders參考。

5. 減少不必要的會

通常在收到會議邀請時,Peggy 會習慣去問一下meeting host ,為什麼邀請我?希望Peggy貢獻什麼?有什麼需要先準備的嗎? 

如果是一通電話可以聊清楚的,Peggy就會主動打電話或是用遠端會議工具撥過去。有時候十分鐘的電話,可以省下一小時的開會時間。



希望以上的分享,對忙碌而常需要開會的朋友們有點幫助囉。


喜歡本文者,也歡迎留言給予鼓勵或來信討論。


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ref: 圖片出自 https://www.everypixel.com/search?q=&authorname=StartupStockPhotos


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Peggy的實驗空間| 小書庫 Index card ( 讀書筆記總目錄 )

  一直很喜歡閱讀,也常從閱讀好書中與讀書會得到許多的力量與啟發,不管是在人生的低潮抑或是順遂的時候。在閱讀之路上,這幾年也保持一個習慣。當閱讀到喜歡的書籍,且那陣子時間允許,就會提醒自己閱讀完後整理出心得筆記。一方面藉機鍛鍊寫作肌肉與思路,方便之後的複習和查閱。另一方面,也可以...