"100種提問力創造有質感又有效果的團隊溝通"“用對的順序,問對的問題可以節省至少1/3的溝通時間 ”
因為近幾年比較多機會Host各式各樣的會議,包含常態的規劃、討論、workshop、brainstorm等等。
也因為這樣,對怎樣可以更有效率地進行會議、引導討論也產生了興趣
。
之前因為看到一篇文章,提到唐鳳運用ORID 焦點討論法,回應網路留言,讓溝通更有效率。也在看完 “ORID焦點討論法 by 唐鳳 20160626” 後(網址, 可從約 6:20開始看,到約26: 10 處),也對此書產生了好奇心,故購入閱讀。
整體來說,這是一本很實用的工具書。除了介紹什麼是ORID,怎麼運用ORID 進行有效的溝通,讓會議不再冗長。另外也提供多達100種職場情境可供讀者當facilitator 時參考。
而當討論卡住時,針對讀者遭遇到的尷尬情境,也提供相對應可嘗試的幾個改善的方法。Ex. 團隊不專心時、團隊對提問問題沒有反應時....
好的提問帶領團隊進行更有效率的討論,提升團隊溝通品質。焦點討論法可以幫助進行聚焦的對話,發揮集體思考的的力量,達成有效的溝通。
以下為書摘,主要涵蓋三個主題。
What is ORID?
ORID 適用情境?
討論範例 — 評量專案進度
What is ORID 焦點討論法?
ORID 是由加拿大文化事業學會於2005年所提出,ORID method 又稱為「焦點討論法 (Focused Convsersation)」,其運用四個不同層次的問題,一步步引導團隊進行有效率的討論與思考。
The Objective Level : 觀察事實與外在現況的客觀層次
這層次的問題問的是事實和外在的現況,基本上是問「資料是什麼?」
The Reflective Level : 說出感覺的反應層次。
這層次的問題喚起對於客觀資料立即出現的反應和內在的回應,有時候呈現為情緒、感覺、隱藏的影像,以及客觀事物帶來的聯想。
The Interpretive Level : 找出意義的詮釋層次。
這層次的問題尋找的是意義、價值重要性與涵義,鼓勵大家挖掘的更深入。
The Decisional Level : 採取行動的決定層次。
這層次的問題想要找出決議,讓對話畫下句點,使團隊對未來下定決心。
喚起「所以呢?」的回應,讓大家找出隱含的影響,與下一步該怎麼做。
焦點討論不是要教導什麼特定內容,答案沒有對或錯。因此,所有的問題都是開放且不預設答案的。多以「如何」、「什麼」、「哪些」或「為什麼」當開頭。
ORID 適用情境?
先來看看哪種情境比較不適用:
團隊對工作上未來的改變感到焦慮 ---> 直接進入規劃會議
團隊充滿各種想法,還沒有什麼頭緒 ---> 運用團隊共創法 Workshop
書中提到的100 個討論範例包含評量與回顧的討論、籌備與策劃的討論、與教練和輔導相關的談話、與詮釋資訊相關的討論、與決策相關的討論、對管理與督導相關的討論以及個人及慶祝式的談話這幾大類。
由此可知ORID 很多場所與情境都適用,可以用於一群陌生人,也可以用於熟識的同事朋友。它提供一種思考過程的框架,預防冗長漫無目的的會議,節省開會時間和次數。
討論範例 — 評量專案進度
情境:評估已進行幾週的專案進度,相關stakeholders 都收到進度報告以及原始規劃的報告。
目的:省思團隊狀況 ,決定確保團隊成功所需要做的調整。
O. 客觀性問句:
你在閱讀報告的時候,哪些句子或要點引起你注意?
報告中哪些部分寫得很清楚
哪些部分不清楚
回想起團隊合作的情況,還有哪些資訊要分享出來?
把這些報告和原本計劃相比,有哪些部分進度落後?
把這些報告和原本計劃相比,哪些部分進度超前?
R. 反應性問句:
報告中哪些部分讓你驚訝?
哪些是進行很順利的部分?
哪些是進行時比原本預想的還要困難的部分?
哪些在進行時發生始料未及的混亂?
I. 詮釋性問句:
關鍵議題或主要困難點是?
我們需要額外協助的部份是?
我們需要什麼樣的協助?
全體隊員要先處理什麼問題?
要讓計畫按部就班地進行或是回推正軌,還需要做些什麼?
D. 決定性問句:
我們對於工作計畫所建議的改變是?
我們在運作方式要進行的改變是?
下一步要做些什麼?
誰需要來著手進行剛剛提得到的這些工作?
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