2021年2月27日 星期六

讀書筆記| 還困擾於溝通時總是辭不達意,無法把好的idea好好傳達嗎? 來學學職場工作者必備的精準表達術!



“在對的時間,以對的語氣,向對的人傳達對的訊息。”


最近剛好有朋友問到職場溝通力這件事,回想到這本之前看過、也覺得蠻有幫助的愛書。趁著週末把它從書櫃裡拿出來,好好再閱讀一次,也順手記下書摘給有需要的朋友們參考。



適合讀者群

  • 想精進溝通技巧與表達能力
  • 想把好點子好好傳達給老闆、同事和客戶
  • 想精進面試表達能力
  • 想好好可以和同事、客戶與老闆聊天
  • 有機會處理緊繃局面、透露壞消息或為自己的過錯道歉
  • 磨練公開演說技巧,上台減少焦慮
  • ...



本書如何幫助讀者學習更精準的表達力呢?

透過以下七大原則與大量的實際對話示範與對比字句與情境,供讀者更容易瞭解與之後拿來當實作時的參考依據。


以下是Peggy整理出來的書摘給有需要的朋友參考啦~

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進入七大原則細節前,有幾件事你/妳一定要先知道⋯

  • 幾乎多數的溝通高手都不是天生的,而是努力得來的。我們要練習,先決定自己想說的話,然後反覆地練習。
  • 口語表達像肌肉一樣,久了不用就會萎縮。而,就算是賈伯斯,在大型報告前都會反覆演練很多很多次。

來看看自己是否有這四種典型的不良表達方式的症頭?

  1. 退格鍵型:如,我昨天心情不錯。誒 其實沒有那麼好⋯,事實上,..,其實只是....
  2. 芝麻綠豆愛好型―特愛描述細節。
  3. 過度解釋型―反覆提出同一個重點。
  4. 陳腔濡調型―冠冕堂皇、講了等於白講的廢話

訓練口才的七大原則

  • 頭條原則
    • 從手上最棒的原料開始,從簡潔引人入勝、驚奇感的說法開始
    • 任何談話或報告的前三十秒,極度重要。聽眾會決定是否想聽下去。
    • 開場No!No!
      • 預告報告需時多久
      • 唸出長長的感謝名單
      • 情緒與言詞不一致。例如說exciting,但表達的情緒是四平八穩
      • 說笑話(除非你真的很擅長)
      • 開場道歉。如,抱歉佔用各位一點時間
    • Yes!
      • 簡短、懸疑、驚喜、自信、果決
      • 試著說重點時,也引起聽眾期待
      • 想抓住觀眾注意力,要在演講過程中平均分散最吸引人的元素
      • 好素材:自己的故事
      • 好的平日練習與測試時機:與家人朋友聚會時。(別總只留在重要場合才練習)

  • 史柯西斯原則
    • 馬丁·史柯西斯是美國金像獎最佳導演
    • 說個有畫面的故事,吸引對方的注意力,像拍電影一般
    • 人是視覺動物。研究結果顯示,以故事形式講述事實,人們記住的機率會是原本的22倍。
    • 練習小技巧:故事板技巧(在板上畫出一格一格的故事)與劇本技巧(閉上眼睛,嘗試以畫面呈現這部故事)
    • 數字怎麼說?
      • 練習「比喻」,給予資料一個情境,幫助讀者理解。 例如,每年有五萬六千名女性死於心臟病,想像一般棒球場有多少座位就好,整座棒球場都容不下。
      • 如只能用非視覺數據,那就找兩種不同方法來強調同一個重點。如數字和百分比:「我們本季收益衝上五百萬元,」再用下面這句話強調:「也就是比去年增加十八個百分比。」
    • 說故事技巧1: 練習說故事時,注意觀眾肢體語言當作溫度計,就可瞭解自己說的有沒有吸引人。
    • 說故事技巧2:試著變化聲音高低、速度與音量。主要重點,就放慢步調,強調語氣。之後可暫停一下。
    • 隨時記下好故事


  • 義大利麵醬原則

    • 濃縮你要傳達的訊息
    • 良好的溝通很像義大利麵醬,愈能濃縮製成醬汁,品嚐起來就越美味。反之,則好比加水稀釋醬汁,索然無味。
    • 演講不要超過十八分鐘:通常聽眾五分鐘內就容易開始失焦
    • 回答問題盡量簡潔有力,最後用一兩句話總結
    • 怎麼精簡? 最關鍵的開場和結尾務必要十分熟練,中間原本如有五個keypoint,可減少成三個。
    • 聽客戶說話與討論:自己說=3:1
    • 有效率的會議盡可能提前10-15分鐘結束,讓同事可在滿檔的行程有喘息的機會
    • 減少抱怨

  • 別滔滔不絕原則

    • 採取策略性頓點、放慢說話速度(思考消化再開口)
    • 戒掉口頭禪,少用「嗯,就好比,你知道的、其實我的意思是...」這類用語
    • 怎麼終止語無倫次?說話展現清楚的架構-開頭、主題與結尾
    • 混合步調-熟悉的想法可快快說,重要與不熟悉的部分放慢
    • 如果不確定,可以先停一兩拍,讓腦子想一下(歐巴馬也這樣做)

  • 說服力原則

    • 利用語言、眼神交流、姿態與聲調表達熱情與肯定。
    • 範例句對照
      • 「還算成功」vs .「大成功」
      • 「可以說是讓我們别具特色之處」VS.「這點讓我們與眾不同」
      • 「我們可以說是這麽想的」VS.「這是我們的想法」
      • 「我想我們可能要重新思考優先」VS.「讓我們認真仔細檢視我們的優先順序吧」。
      • 「讓我快速帶你瞭解一下我們上季的成果」VS「以下是第一季的簡介」
      • 「我只占用你兩分鐘時間」VS.「我知道我們行程滿檔,所以我直接切入重點。」
    • 少說這些
      • 「你可能不想聽,但是⋯」這種以負面句子當開場
      • 滿嘴別人不是很懂的行話
      • 肯定對方,找出認同的價值
    • 採取「權力站姿」提高自信心 (note : 這部分細節,推薦參考TED 著名演說Amy Cuddy: 姿勢決定你是誰)
    • 讓儀態乾淨、整潔有精神


  • 展現好奇心原則

    • 優秀的主持人都藉由表現真誠與有興趣傾聽贏得信任
    • 三大特質:興趣、慷慨、謙虛
    • 興趣―帶著專注力和熱忱去了解對方,而非盤問。專注聆聽會引起妳想多知道某主題的訊息,如對方的興趣、特殊經驗等等
    • 慷慨—不當只想談論自己的自私鬼,大方邀請對方開口
    • 謙虛—延後出擊,試著挑起對方好奇,主動問你
    • 放鬆而迷人的笑容很重要(不要硬擠)

  • 轉移話題原則

    • 維繫話題的最佳方法,就是確保談話的流向與焦點能展現你的優點。當偏離能發揮的領域,就快轉回來。
    • 常用場合:開會、面試、交易、重要飯局
    • 如何好好的引導對話?
      • 先思考可能遇到的問題和狀況,先準備怎麼應對
      • 邊聽邊找關鍵字,以預測接下來可能發生的提問
    • 當對方喋喋不休時,幫對方把句子說完,可奪回話語權。ex.「你提出的這觀點很有趣,正是我想討論的主題重點⋯」或再做球給其他同事「我想蘇珊不久前才剛提過這點。蘇珊,妳是不是説過⋯⋯?」

透過練習以上七大原則,就能更順利傳達敞開胸襟、興致盎然、接受度高與自信的訊息,也更能順利說服對方。


服用方式:
  • 一次專注一個原則
  • 同時間觀察周邊與此原則相關的一切
  • 刻意練習:回撥自己的影片/對話音檔,研究與改進自己。這需要很大的勇氣😆,但也很有效
  • 有意識地留意嘴巴冒出來的言語
  • 練習與思考這三個關鍵問題,讓表達更精準
    • 我的重點是?
    • 打算如何說明?(例證?故事?資料)
    • 我要說的前五個字是?

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另外,書中最後還有幾個實用的情境可供讀者參考,包含
  • 怎麼和老闆、同事、朋友開口閒聊
  • 臨時被請上台致詞時怎麼辦
  • 當面臨通知壞消息、道歉、處理衝突等棘手情境,該怎麼做?
  • 如何當一個進退得宜,掌握全場步調的主持人

雖然本書目前似乎絕版,不過Taaze 還有幾本二手書可以購買,給有需要的朋友參考。




歡迎轉貼,禁止商業使用,請註明原文標題、連結以及作者。

 

2021年2月18日 星期四

學習筆記|Machine learning DevOps的五個關鍵思考點


 


因為近幾年手頭上的專案多和machine learning 相關最近趁著過年期間,沈澱思緒,整理一下學習心得。

管理專案需要考量一向很多,Machine learning DevOps 相關的專案也不例外。

雖然該考量的面向很多,不過再三思考過後,特別點出Peggy認為特別必需優先思考的五個關鍵點,提供給有需要或有興趣的朋友參考。

本文為個人經驗談,也歡迎交流討論。☺️


1.  What problem you want to solve? What value you want to deliver?

也許有朋友看到這個放在第一個關鍵點會有些疑問,覺得這也太普通了吧,似乎和其他種專案沒兩樣。

Yes!  Yes! You are right! 這邊Peggy想強調的是,machine learning 的 Dev 與 Ops ,也是和其他研發專案一樣,最優先的是要好好思考與確認要解決什麼問題?更甚至是對客戶的價值是什麼?

不要太興奮,馬上jump進入一些很 fashion 的 Machine learning term/algorithm。例如當時 Deep learning 當紅,就想著一定要用Deep learning,但卻沒有思考到要解決什麼問題,又這問題適合用Deep learning 來解決嗎?

以幾年前,Peggy 手上的一個專案 TrendX,用machine learning 來偵測malware。在專案初期,就很快確認最主要的價值是要偵測 Ransomware (勒索軟體), 而非一般的 malware 。

又以另一個專案Writing style 為例,最初也是花了一些時間定義要解決的問題— BEC ( Business Email Compromise) 。主要是用machine learning 學出寫信者的寫作DNAs,當有人假冒組織內重要人物(例如 CEO) 發信給組織成員,寫作風格一改變,就會被這個偵測到。 且第一版本專注於支援英文,之後才是其他重要語系。

當把要解決的問題/範圍/情境事先定義得越清楚,對之後的 Data pipeline 以及判定哪些machine learning solution 較適合都很有幫助。

另外,Value 這部分,不只單純指多賺的營收、也可能是提升品牌價值、提供differentiation 的功能辨識度等等。
帶來多少 Value 這點,建議早點初步了解,進階更是去計劃如何驗證,最晚POC 完成後,也要開始。
如果公司分工較明確與細緻,那同一個team 的成員或leader 可能不一定可以回答這個問題。但,建議至少要嘗試往PM / marketing 相關的stakeholders 那邊請教一下。

2. Data is king


Data pipeline: Data -> Features -> Algorithms -> Models

一聊到 machine learning,很容易馬上聯想到最 sexy 的部分— Algorithm,也有些人會花很多effort在嘗試各種不同演算法。

然而,在real practice 中,Data is the king! 

大神 Andrew Ng(曾任VP & Chief Scientist of Baidu, Co-Chairman and Co-Founder of Coursera, 與 Professor at Stanford University and Co-founder of Google Brain的) 也曾說 

"it's not who has the best algorithm who wins, it's who has the most data". 


在實務上也是,最棒的data 是兼具quantity 與 quality。
我們也常遇到,solution 的precision 和recall 不如預期時,除了增加data 的量之外,對 data 做些 purify,把quality提升後,常就會有所改善。



3. Operation 


是的,Machine learning solution 也是有Operation 的,除非在POC 階段就掰了。
只要是有上線、有on production 的 ML solution,幾乎都會面臨到Operation 的階段。

以下是 ML solution 上線前常思考的幾個問題:

- 是放事先 train 好的 model 上去,還是要作 on-line 的training?
- ML solution 同一個model 的有效性是多久? 需要rolling model 嗎?
- 如果需要rolling model ,多久需要rolling? 怎麼rolling ?
- 怎麼 monitor 上線後的成效和異常狀況?
- 當異常狀況發生時,如何handle? 如何做urgent 處理以減少business impact?
- 需要多少 Engineer 來作這個operation? 怎麼分工?
...



4. Performance 


因為手上經手過的這幾個machine learning projects都是在 public cloud 上,有AWS的也有Azure的。
這時候,我們通常會用QPS 來衡量model 的 performance.

QPS :Queries Per Second,每秒查詢數。每一個特定的server 在每秒能夠支援的查詢次數,也即是最大吞吐能力。
這邊進一步要思考的點在於,model 的 Response time (ms)。一個query 從進service 到solution 到回應客戶端,共要花多少時間?可以接受花多少時間?
以我們提供的其中一個服務為例,我們的 criteria 是500 ms 含 ML model 300 ms 以及Process time 低消。
比較常用語言是python and Golang,以實務經驗來說,通常要快快做ML solution POC 和 data analyzing , python 還蠻適合的。
然而,對上線(非internal POC) 的版本,建議盡量用Golang。Golang 有內建支援 concurrent process channeling ,效能會好很多。


5. Cost 


一個machine learning solution 可帶來多少效益?需要花多少成本?

關於成本,上述提到的operation 就不重複提了。最基本又直接的問法是,需要開多少instance? 規格是什麼? ex,T2.large 就好嗎?還是要開到更高規格?

以每天的query量,以及model 的回應速度,需要多少機器power 去支持?
每個月花這些錢與前面提的operation efforts有帶來足夠的效益嗎?

畢竟若一個ML solution 花數十萬、甚至數百萬以上,又要不少 Ops effort ,但卻沒有帶來應有的Value,那就太傷了。


Machine Learning DevOps 還有其他蠻多需要考慮的點,不過Peggy認為以上五點是蠻關鍵的思考面向,提供給有需要的朋友參考。

另外對相關主題有興趣的朋友,也可以到Andrew 大神的網站下載他的著作—“MACHINE LEARNING YEARNING”,閱讀後會很有收穫。



以下是手上版本的 Table of Content給您參考囉。Enjoy :-)

1 Why Machine Learning Strategy
2 How to use this book to help your team
3 Prerequisites and Notation
4 Scale drives machine learning progress
5 Your development and test sets
6 Your dev and test sets should come from the same distribution
7 How large do the dev/test sets need to be?
8 Establish a single-number evaluation metric for your team to optimize
9 Optimizing and satisficing metrics
10 Having a dev set and metric speeds up iterations
11 When to change dev/test sets and metrics
12 Takeaways: Setting up development and test sets
13 Build your first system quickly, then iterate
14 Error analysis: Look at dev set examples to evaluate ideas
15 Evaluating multiple ideas in parallel during error analysis
16 Cleaning up mislabeled dev and test set examples
17 If you have a large dev set, split it into two subsets, only one of which you look at
18 How big should the Eyeball and Blackbox dev sets be?
19 Takeaways: Basic error analysis
20 Bias and Variance: The two big sources of error
21 Examples of Bias and Variance
22 Comparing to the optimal error rate
23 Addressing Bias and Variance
24 Bias vs. Variance tradeoff
25 Techniques for reducing avoidable bias 
26 Error analysis on the training set
27 Techniques for reducing variance
28 Diagnosing bias and variance: Learning curves
29 Plotting training error
30 Interpreting learning curves: High bias
31 Interpreting learning curves: Other cases
32 Plotting learning curves
33 Why we compare to human-level performance
34 How to define human-level performance
35 Surpassing human-level performance
36 When you should train and test on different distributions
37 How to decide whether to use all your data
38 How to decide whether to include inconsistent data
39 Weighting data
40 Generalizing from the training set to the dev set
41 Identifying Bias, Variance, and Data Mismatch Errors
42 Addressing data mismatch
43 Artificial data synthesis
44 The Optimization Verification test
45 General form of Optimization Verification test
46 Reinforcement learning example
47 The rise of end-to-end learning
48 More end-to-end learning examples
49 Pros and cons of end-to-end learning
50 Choosing pipeline components: Data availability
51 Choosing pipeline components: Task simplicity 
52 Directly learning rich outputs
53 Error analysis by parts
54 Attributing error to one part
55 General case of error attribution
56 Error analysis by parts and comparison to human-level performance
57 Spotting a flawed ML pipeline
58 Building a superhero team - Get your teammates to read this

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Peggy的實驗空間| 小書庫 Index card ( 讀書筆記總目錄 )

  一直很喜歡閱讀,也常從閱讀好書中與讀書會得到許多的力量與啟發,不管是在人生的低潮抑或是順遂的時候。在閱讀之路上,這幾年也保持一個習慣。當閱讀到喜歡的書籍,且那陣子時間允許,就會提醒自己閱讀完後整理出心得筆記。一方面藉機鍛鍊寫作肌肉與思路,方便之後的複習和查閱。另一方面,也可以...