讀書筆記 ｜ 透過「關鍵提問」有效提高團隊生產力與士氣！

根據這幾年在職場上的觀察，有好的「提問力」是極為棒的技能點數！和溝通能力以及打破僵局的能力也息息相關。

最近Peggy對於「提問力」這個主題蠻有興趣的，除了本書之外，接下來也打算陸續再閱讀幾本相關的實用經典書籍。

不少次見過，在那陷入僵局的會議中，就是因為有那幾句關鍵性的提問，打破了僵局，也引導大家有新的格局與思路。

在團隊中也是，團隊的氛圍與士氣是每天在一起工作時的對話與互動中形成的。

本書著重的內容是，什麼樣的關鍵提問可有效提升團隊效率與激勵士氣，讓團隊更有行動力。

除了帶領大家了解五大關鍵提問技巧與情境之外，也有很多實際的對話與情境可以讓讀者跟著去練習。

適合讀者群

職場工作者，尤其是leader 與manager。

本文主要內容包含

• 掃興提問 vs 加油提問 

• 加油提問的五大原則與四大步驟

• 五大加油提問技術與適用情境

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掃興提問 vs 加油提問 

在正式進入五大關鍵加油提問技術前，先來了解一下掃興提問和加油提問的差別，之後也比較能夠進入狀況。

這邊將一些對話範例整理成下表，供各位參考。

如果我們做不到「加油提問」也沒關係～至少提醒自己減少「掃興提問」（笑）

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加油提問的五大原則和四大步驟

五大原則

• 七比三的比例：讓對方多說些。當對方提出某一些解答/想法時，要先傾聽到最後。不要害怕沉默，給對方思考答案的時間。

• 巧妙運用封閉式和開放式的提問：前者用於確認對方的想法和決心。多用。開放式提問，基本精神是5W 1H (When , Where , Who, What, Why ,How)

• 不要用問題誘導對方

• 短句提問：控制在10到20字之間，問句太長對方可能也很難馬上聽懂

• 自己要有明確的問題目的和用意

四大步驟：順序極為重要！

Step 1 : 分析且確認現在的狀況

多運用加油提問，來釐清已經完成、還沒完成、已經知道和還不知道的事情。把事情拆細一些來釐清也有幫助。

切記，在這階段不能追究責任。

Step 2  : 設定且共享目標

重點：讓團隊成員自己決定目標

了解成員設定目標的背景和想法。

Step 3 : 討論並且確定解決方針以及行動的優先順序

重點：讓團隊成員自己思考

Leader 的主要任務是支援團隊成員自己思考解決方案，如何消除目標與現況的差距。

Step 4 : 採取行動

讓團隊成員決定「什麼時候開始」、「什麼時候完成」，並且給予需要的支援。

想先從哪裡開始做呢？

什麼時候想去見客戶呢？想要見誰呢？

有沒有需要我這邊支援的事情？

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五大加油提問技術與適用情境

這些提問技術都是搭配教練技巧，主要是引導對方去思考，讓對方自己決定下一個更確切的行動方針。

另外，提問的時候，語氣與表情也是很重要的。

1. 當機立斷法

把對方放在「沒有不選這個選項」的狀況中。

當選項很多時，人反而無法做出選擇,因而無法行動。工作量多到無法行動的人,也是處於這種狀況。

也是和習慣拖延工作的人，通常原因是看不到工作的全部的面貌。

• 用數量設定範圍

「現在最想做的一件事是什麼?」

「你覺得絕對不能少的是什麼?」

• 用時間設定範圍

「如果只有三十分鐘，你要從哪裡著手?」

「由速度來看，哪件事最緊急?」

• 用效果設定範圍

「什麼方法可以讓時間縮短一成，成效增加一成?」

「哪件事其他人絕對無法接手?」

2.假設突破法

"引導對方換個立場與觀點思考，放大格局"

當工作遇到瓶頸,停滯不前時,或壓力極大的時候。人會聚焦在現實面，導致視野狹隘。

此時就運用「如果一天有三十小時的話?」和「如果⋯⋯話」這類提問,協助對方跳脫現實。

「如果⋯⋯話,你會怎麼辦?」

「假設⋯⋯話,會變成什麼樣子?」

假設突破法基本提問方法,就是用「如果」、「假設」提問。

除此之外當然也可以用假設提問讓對方換位思考。

如，

「如果你是CEO 的話?」

「如果你是客戶的話?」

重點就在於打破現狀。

3. 貫徹力強化法

用於提升專注力到最後，把事情完成。

適合運用在聽別人說的時候很有衝勁，但回到自己位子上卻沒有行動力的成員上。

用「副詞」，例如真的、絕對、務必、一定。

「你覺得什麼是絕對不可能的事？」

「那真的是最好的方法嗎？」

「強調性的用詞」，增加緊張感。例如，無論如何、真心的、壓倒性地。

「要達成壓倒性的成果，什麼是必要的？

「重複」：有讓對方下定決心的效果

「我在問最後一次，那樣做真的沒問題嗎？」

4. 深挖原因法

反覆的問「為什麼？」「如何」，一步步探究，可以找出妨礙工作生產力的深層原因。

「這個想法的優缺點是什麼呢？」

「你覺得怎麼做才能解決的課題呢？」

「你為什麼覺得很難呢？」

這部分也要注意，是否無意間因為一直追問為什麼，而造成對方的壓力。

5. 幹勁開關發現法

用於士氣低落的團隊成員。

可搭配前面提到的「深挖原因法」得知原因，再運用此方法提高對方的士氣。

回歸初心：

「在這家公司的第一個成功的經驗是什麼？」

放眼未來：

「為了追求成長，在現在的工作你必須克服什麼？」

專注在已經做到的事情：

「雖然沒有什麼經驗，但你還是可以做得好的是什麼事情？」

減輕不安：

「需要什麼樣的資源，可以消除你對工作的不安？」

重點在於了解對方的價值觀、理想、情緒和不安，有幫助於雙方建立信賴感。

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寫在最後～

書中有不少的實際的對話範例，有需要的朋友可以參考。不習慣那樣說的朋友，可私下先多講幾次，練習一下。

另外，就算是同一個句子，講話的口氣和表情不同，也是會帶來聽者不同感受的。

希望以上的分享，對在職場打滾的朋友們有那麼點幫助囉～

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