[心得] 三周到手PMP之時間管理秘訣

Photo: Peggy Wu

在約2011年年末，Peggy 在上完專案管理課程後約三週順利將專案管理師（Project Management Professional,簡稱PMP)證照拿到手，也是同期班上第一個入手證照。此篇即為紀錄Peggy當時為了準備PMP時所用的時間管理方法．

1. 設定目標

好的開始是成功的一半! 設定目標是一個非常重要的開始！ 在當時Peggy是一個家庭和工作兩頭燒的職業婦女，也還是貪心的希望可以在專案管理領域有些精進，思考過後決定透過PMP 的培訓過程來協助自己學習。也因為手邊專案很快又要進入極為忙碌的階段，考慮過後打定主意來個打鐵趁熱，設定在上完PMP課程後三週內要考到證照。當設定完目標，心態也隨之校調完成！也因為這樣，在上課時就會十分專注，下課後認真複習，減少拖延。

2. 想像成就達成

在準備考試時，通常會遇到撞牆期，覺得悶、無趣，想放棄⋯。此時，想像成就達成的畫面就非常重要了！它可以支持我們繼續努力下去。如果看過 "American top model"(超級名模生死鬥）類似的節目可能就更有感覺了！在每一次的挑戰以及評比開始時，主辦單位都會仔細的描繪拿到冠軍後的美好畫面，以激勵參賽者拚下去。不然在那樣的高壓參賽過程，想必更多人會半途而廢吧。Peggy自己就是在每天都會用到看到的筆記本頁首，寫下PMP證照到手後後預期的美好成果，以及準備如何獎勵自己。當累的時候，看著看著又可以讓自己堅持下去了。

3. 擠出所有可用時間

當時Peggy 就是如同在TED 講者 Laura Vanderkam 「How to gain control of your free time」一文中提到的"把最重要的事給予最高優先處理順序"，幾乎把所有上班之外的空閒時間都拿來準備考試了。嚴格以及誠實的檢視自己的作息，發現大概每天可擠出5小時的空檔，相當的驚人呢！其中一個十分有趣的回憶是，有時還一邊抱著兩歲的大寶，一邊用功。他好奇翻著前面的頁面，Peggy一邊翻著後面的部分閱讀呢．(笑)

圖一: Peggy準備PMP時的作息

4. 神奇清單表

準備考試和管理專案是相似的，差別只是前者的利害關係人主要為自己。也就是說，透明度和相關項目完成度是很重要的。透過把整個準備範圍拆解成小的執行子項目。每完成一個子項目，即給予相對應的小勾勾✅。透過這個簡單明瞭的清單表，即可對進度一目了然。每完成一個子項目，打勾的那一霎那，也有種小小的成就感呢。隨著完成度越來越高，內心的安定感也多了。（笑）


以上的方法，Peggy之後也運用在準備其他考試或是研究主題，例如取得Scrum master證照也是用這一個方法呢。


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2018人才發展協會亞太區年會(ATD) Day3 心得筆記- 創新者的優勢The Innovator's Advantage：解碼人與流程之間隱藏的關聯

Peggy 與 Ron Price之合照(2017/11/10)

人才發展協會是全球最大的人才發展協會，今年度的亞太區年會(ATD)在台灣舉辦。今年因為公司的關係，而有機會可以參予其中，在某些場次也遇到了從香港或其他地區特地過來參加的與會者呢。

之前Peggy 有打算整理創新和生產力相關的心得，包含如何更有效率的讓好的idea 出現且存活下來。剛好在第三天早上的演講--"創新者的優勢：解碼人與流程之間隱藏的關聯" ，Peggy覺得有所相關的收穫，所以特地紀錄下來。 

演講者是朗．普萊斯(Ron Price) ，此次演講主要是以他和Evans Baiya合著的最新的著作"The Innovator's Advantage 創新者的優勢"(暫譯，尚未有中文版)為基礎，暢談"創新六大階段"以及各個不同階段應該擁有的熱情、才能和技巧，以及如何打造優秀團隊。

在一開頭講者即丟出一連串的問題讓與會者思考"何謂創新"，了解與會者對創新的定義，是從無到有才算創新?流程改造算嗎？研發新功能?新產品???


"Innovation is the creation of new value that solves a problem or advances an opportunity"

也就是只要是可以解決問題，產生新的價值以及增加新的機會都是創新的範疇。更實際的來說，創新的形態可以以產品、流程、定位(iPhone)以及典範(如IBM之轉型)等來表現。

創新的失敗率也是極高，根據研究統計，約有85%-95%的創新活動最後都是以失敗來收場，約將近每3000個idea才有一個成功的idea。 那是否就不要創新了呢? 當然不是。那如何增加創新成功的機會呢?

首先, 

1. 收集 : 盡可能廣泛地收集新的創意

2. 經過Review完後，即使 "現在用不著"也不要丟棄，將它收藏好，也許兩年後它就是一個很棒的創意

在這個階段，講者提到  "創意工廠(Idea factory/library)" 的概念。

如何針對不同的想法，產生創意呢? 可以試試看 "idea portfolio 創意投資組合"。鼓勵用新的方式對 idea進行解譯。講者在之前要協助一些企業員工，讓此企業的產品更具有創新力。他先將參予員工分成數組，自由發想。再根據收集到超過100個idea，將其進行編號，接著隨機選擇 3個編號，要參與者就用這三個idea 創造新的產品。

創新六大階段是指甚麼呢? 

講者花了一些時間仔細地介紹每一個階段的定義、預期的交付、典型的流程、需要的技能等等。Peggy在此篇就不一一描述了，有興趣的朋友可以去Amazon購入本書。(笑)

除了書的內容外，Peggy節錄幾點覺得蠻不錯的觀念和討論給大家參考。

• 關於提出 idea 的心態 : 不要羞於分享idea! 我們通常會對我們的idea有著嚴格的批判，會不想開口，認為它可能不夠完美、不夠有趣、不夠實用等等。但其實很可惜，很多不錯的idea就這樣消失於無形。下次遇到這樣的狀況時，不妨提醒自己這個盲點。而且不說就得不到回饋不是嗎?

• 不要讓一個人去做整個流程 : 每個人有自己的強項和弱點，如下圖，綠色表示是此人的強項，黃色部分表示可以在教練的協助下進行，紅色表示不適合進行。有人善於發想，有人善於驗證。

• Idea 的量比品質重要。不用擔心 idea的品質，隨著經驗的累積，品質自然會提升。記得每3000個idea才有一個成功的創新，不是嘛?

• 從我們可以100% 控制的部分開始做起: 有與會者問到，當所處的環境和公司並不是那麼重視 innovation怎麼辦? 似乎就算我們有很棒的idea，也無法推動....。講者可以先從我們能夠 100% 控制的部分做起。接下來可以找感興趣的同事夥伴加入，讀書會是一個很好的起始點，藉由與感興趣的夥伴們一起討論，逐漸的你對群體的影響力就會漸漸形成。

最後，如果想要多了解自己屬性的朋友，可以google theinnovatorsadvantage.com 到作者網站上進行測驗，大概需要一小時。

“最有生產力的一年”實驗篇(3): 把專注力找回來之番茄鐘工作法

 Photo: Design_Miss_C 

在之前Peggy有篇網誌關於拖延症Bye! Bye!，裡面有提到 "五分鐘計畫"。也就是將想拖延的事情，跟自己內心商量一下，告訴自己起個頭試試看，只要五分鐘就好。真正做下去，常常最後會比想像中順利呢! 如果你已經很上手這個小技巧，就可以試試看"番茄鐘工作法"!  這方法對於將專注力的提升到另一境界很有幫助呢! 

甚麼是番茄鐘工作法呢?

番茄工作法 (Pomodoro Technique) 是一種時間管理的方法，在1980年代由 Francesco Cirillo創立。方法為使用一個定時器來分割出一個一般約為 25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間。

更細節的執行步驟如下: 

1. 決定待完成的任務
2. 設定定時器至 25 分鐘。
3. 持續工作直至定時器提示。
4. 短暫休息5分鐘。
5. 每完成四個工作時段，休息15-30分鐘。

為什麼要這樣安排呢?

因為人的專注力就像肌肉一樣是可以訓練且有極限的，透過練習可以增強專注力。透過休息，可以讓已消耗的專注力獲得適當的修復。這原理和對肌肉進行重量訓練是很接近的。

甚麼時候適用番茄鐘工作法 ?
在Peggy的經驗裡，番茄鐘特別適用於重要卻又想拖延的工作以及比較容易分心的時候。如果是本來就很喜歡，會廢寢忘食專心其中的工作，那就不用特別使用啦。

一定去買個定時器嗎? 

當然不用這麼麻煩囉。簡單版的就用手機裡的鬧鐘，通常也都會有定時器的功用。

進階一點的，只要在app store上面打 "番茄鐘"，就有數個軟體可以選擇呢! Peggy用的是iPhone的apple store，隨手一查，就有超過十個以上的選擇。功能各有些許不同，有的是基本款的時間間隔設定，有的搭配代辦事項的功能，有的附贈背景音樂。各位可根據自己的需求來做選擇。

Peggy使用的是 "潮汐"，這個軟體除了有番茄鐘25分鐘工作時間的設計之外，還有不同背景音樂的設定，例如雨聲、海浪聲等等的。戴上耳機，配上這個音樂剛好有種置身於森林的感覺，對Peggy而言有助於專注力。不過如果聽了想睡覺，還是關掉聲音好了（笑）。

  

進行了幾個月的實驗，發現進行番茄鐘工作法讓Peggy的閱讀量和品質有明顯的增加呢!

最後，再送給各位一個對抗分心的小禮物 -- "20秒法則"。

許多正向心理學家(如暢銷書作者尚恩﹒艾科爾)認為"20秒法則"對於預防分心很有用。怎麼做呢? 想戒掉零食的，把零食放在遠離自己工作區域20秒的步行距離。

想專心工作怕分心滑手機的，就把line、Facebook等通訊軟體藏的深一點，或是把手機放在背包或抽屜裡。

Peggy自己是在專心前會特地關掉outlook，以免不小心分心。

提供給各位參考囉。

TED 2017 點閱率高居榜首的時間管理術！別再太計較瑣碎時間了！

source: TED官網

常聽到有人抱怨自己沒時間做事情，但事情的本質真的是這樣嗎? 那你可以參考這篇TED時間管理的熱門演講，也許會得到些啟發囉。

如果你 google "TED time management' , 第一篇出現的就是Laura Vanderkam 「How to gain control of your free time」。截至2017/11/3，此一TED演說已有 5,100,342 人次觀看! 更令人感動的是，這一篇有中文版字幕呢。此ㄧTED演說也是今年度Peggy在相關主題裡最喜歡的一篇。

現在就讓我們上主菜吧。

一想到時間管理，很多人一開始想到的會是像"擠牙膏"一般，把可以擠出來的時間努力的擠出來。例如，看錄影節目而非正在撥放的電視節目，如此一來每看兩小時節目，可以省下半小時廣告時間來運動。

Laura在演講一開始就特意打破這個觀念，她提到她藉由訪問許多成功人士，多為極度忙碌的女性，有的甚至擁有自己的business，請對方記錄每小時使用時間和內容。透過追蹤她們如何使用時間，Laura可以得知她們一天睡眠時間多寡，花多少時間在哪些事情上面。這個時間日記帳專案總共累積了1001天的資料。

Laura觀察到，其中一位極為忙碌的女性居然在某一周花了七小時在一件事上。喔!原來當某天她回家後，發現家裡的熱水器已經故障，而地下室當下到處都是水。她就緊急聯絡水電工清潔工等人來處理。來來回回之間，竟然在這個極度忙碌的女性生活中，硬是留下了七小時的紀錄，也就是每天一小時! 如果沒發生這件事，當你問她 "妳這周有七小時運動嗎?" 或者 "妳這周可以挪出七小時來進修嗎?" 可能很高的機率會獲得白眼相看(妳沒看到我已經這麼忙了嗎?) 但當緊急又重要的事情發生時，時間展現出它的彈性呢!

又有一次Laura想要訪問一個忙碌的女性，她經營一間有12 位員工的小公司，而且空餘時間她還有六個孩子要應付! Laura本想和她約禮拜四上午，而對方婉拒了那個約會，原因居然是 "天氣太棒了，她想要出門健走!" 當過了好一陣子，Laura終於可以和她談上話時，對方如此解釋 "Listen Laura, everything I do,every minute I spend, is my choice." (我所做的每件事、 花的每一分鐘都是我的選擇！) 

此TED演講還有不少精彩實用的內容，Peggy就不一一描述，只放上整理後摘要囉。有興趣的朋友可以去TED官網細細品味。

最後，Peggy僅以最喜歡的一句話當結尾。

Everything I do,every minute I spend, is my choice

祝福各位朋友透過選擇讓自己生活更美好。