職場 | 永遠有開不完的會嗎？來看看如何讓會議更有效率！

不管是身為JM 或是PM，多數日子裡，每天要開的會常常是滿.滿.滿的。

因為一向極度偏好有效率的會議（才有多點時間做事啊，另外也想要有睡覺的時間啊...），之前就稍稍研究一下如何可以進行「高效率的會議」。

這幾年實踐和觀察下來，覺得還蠻有幫助的。趁著空檔，整理了一下，給一樣常需要開會的朋友們參考，減少不必要、沒效率的會議，讓人生更美好那麼一點點（笑）

本篇文章包含以下主題。

• 適用哪些種類的會議？

• 關於會議前要做哪些準備？

• 如何協助會議進行的更順暢？

• 來分享5個小訣竅～

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適用哪些種類的會議？

先來看看這方法不適合/不需要用在哪些種類的會議～

（非全部，僅列Peggy 較常遇到的）

• brainstorming meeting： 這類會議是要有時間和空間去發想，不建議刻意加快開會步調。雖然brainstorming meeting 最好也先設計過，效果會比較好，不過今天講的方法的不太一樣

• workshop：之前在為了和新的合作對象們一起尋找與定位新服務時，為了有效一點進行workshop,，那一小陣子有稍微研究這塊。work shop的準備方式也很有意思，有機會再寫一篇。

• Engagement meeting: 有些會議是build relationship，讓多方先互相認識一下，讓之後的合作更順利些。這種會議就不太需要這麼嚴謹啦～

適合會議：

• 為了解決特定問題或推動進度而進行討論的會議：在這種會議，我們都會期待有結論，或至少事情是往前有推進的。

• 您是主要發起人/host 或者至少要說得上話。

關於會議前要做哪些準備？

之前看到這個 meeting facilitator canvas 就覺得很實際，很可以拿來參考。

source在這: https://thecanvasrevolution.com/product/meeting-facilitator-canvas

透過這框架，有系統地去規劃與準備會議。

也可以把以下Peggy列出來的思考點，當成Checklist來一一對照。 

• 會議的目的： 預計得到的成效？希望達到的共識？ 想要解決的問題？

• 哪些重要stakeholder 一定要邀請到？為什麼需要邀請哪些key persons?希望對方帶來什麼觀點或貢獻？

• 預計談論哪些主題？ 每個主題預計需要多少時間？誰是這個主題的主要owner/speaker?

• 是不是需要會前會？ 以Peggy過去的經驗，少數關鍵人的會前會討論與溝通出的那個 draft proposal ，是會有效推進主要大會議進度的。

• 提前寄出會議通知，盡量把Agenda 和 purpose 寫在信裡面。

• 有相關文件或資料，盡量在會議前寄出

• 本次會議一定要談到/確認到的重點問題是什麼？一定要有的底線，沒有談到就是浪費大家時間了的那種底線。

• 會議要怎麼進行會比較順暢？重要會議最好在腦中先沙盤推演一次

• 如果是key stakeholder，建議先打聲招呼。表達邀請對方的目的、為什麼真的需要對方來參加、大概會發什麼時候的會議、確認對方會參加等等。可在outlook 行事曆上先 check 對方時間是否available。

如何協助會議進行的更順暢？

• 一開始短短的暖場talk ，打招呼

• 協助與會者很快的進入狀況：包含今日開會目的、agenda、預期產出、要確認與討論的問題list。

• 若有新成員加入、或上次開會時間已經一段時間、中間有不少變動等情況，花個五分鐘好好描述一下源起和背景，也會對接下來的討論有幫助。聊到這，不得不提到Amazon 的 practice，前十五分鐘大家專心閱讀相關文件，接下來有效率地一一過討論項目。蠻喜歡這種一開始就讓與會者快速進入狀況的作法，實在是很有效率。 

• 延伸閱讀 >> 讀書筆記 ｜ 從「Amazon 的人為什麼這麼厲害」一書，探探Amazon 的秘密 https://peggywulifelab.blogspot.com/2021/04/blog-post.html

• 會議記錄：重要會議最好事先安排會議記錄者。記錄非要巨細彌遺，而是要記錄下關鍵的agreement 、information 以及可以推動事情前進的action item.

• 確認會議紀錄內容與action items：通常在會議最後的五分鐘時，Peggy 會習慣性的請大家一起review 一下meeting note ，尤其是action items的部分。action item 包含要做什麼、owner 與ETA（預估時間）。若事項需要帶回去討論，真的沒辦法直接給執行事項的ETA，那至少會確認ETA of the ETA。
  

分享5個小訣竅

這邊來分享幾個小訣竅

1. 清楚的流程圖是大幫手

如果討論中發現整個 business process 或 solution 邏輯有些複雜，無法用言語來回討論清楚。當場畫個流程圖是會有很大的幫助的！常常畫出來，大家當場一起看著圖順著討論，就會快很多。

2. 流程圖推薦工具

基本工具可以直接用power point，拉幾個方框和箭頭達到效果就好。

如果需要複雜一點的遠端協同合作，個人覺得miro 還蠻好用的。

Know more about Miro >> 遠端協作工具 ｜ Miro 實用的遠端視訊協同合作大白板與簡易使用分享 https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/03/miro.html

3. 會議氛圍與動態調整

計劃趕不上變化，其實少不了無法按照劇本走的時候。在開會中，可以花點力氣，適時地感受現在的開會步調和氛圍，保持彈性隨之作調整。

以之前某次開會經驗，因為雙方是第一次合作，又是來自不同的文化和時區。原本設想的希望彈到什麼進度，在開始的十分鐘不到就感覺無法這樣走下去。

很快地轉換成第一次engagement 風格的開會模式，先多些時間互相了解，留時間給友 team 帶回去和老闆與 team 內討論。

4. 善用錄影功能

對於多人開的重要會議，建議可以的話都錄影下來，可以讓之後新加入的成員或是因會議衝堂無法參加的相關stakeholders參考。

5. 減少不必要的會

通常在收到會議邀請時，Peggy 會習慣去問一下meeting host ，為什麼邀請我？希望Peggy貢獻什麼？有什麼需要先準備的嗎？ 

如果是一通電話可以聊清楚的，Peggy就會主動打電話或是用遠端會議工具撥過去。有時候十分鐘的電話，可以省下一小時的開會時間。

希望以上的分享，對忙碌而常需要開會的朋友們有點幫助囉。

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ref: 圖片出自 https://www.everypixel.com/search?q=&authorname=StartupStockPhotos

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