2020年10月25日 星期日

讀書筆記 | 不該只是完成工作,該練習的是用更省時、省力的方式展現自己的專業價值。來看看「高產出的本事 」怎麼提高產出效率

 



隨著現今工作步調越來越緊湊,越來越高的機率會需要在短短的時間內交付出工作成果。

不該只是完成工作,我們該練習的是如何用更省時、省力的方式展現自己的專業價值。

作者劉奕酉年讀一百多本書外,同時可以寫出五十多本書的相關文章,六十份商業簡報,準備超過百場以上的演講和培訓課程,儼然就是高產出的佼佼者之一。因為Peggy一向對提升工作效率(讓生活更輕鬆XD)的主題很有興趣,故從臉友—專業簡報講師張忘形(https://www.facebook.com/chwanshing/)的FB貼文中間接得知此書出版時,很快的購入閱讀。整體來說,是個蠻實用的工具書呢。

哪些人適合看此書? 

對如何更省時省力,產出自己專業價值有需要/興趣者。

書中如何幫助讀者提升產出效率?  

作者提出「優勢輸出」(PROS) 模型,從定位、重組、產出與輸出場景,每一個步驟都有相應的框架思路可參考,以提升產出效率。


具體內容、技巧與實例就來參考以下的書摘囉

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What is 「優勢輸出」(PROS) 模型?





Step 1 : 定位Position


簡單說,是在準備輸出時,先思考與釐清目的、受眾與內容。

可運用黃金圈的框架(Why? How? What?) 來思考。
  • Why ? 為什麼要產出這個內容?
  • How? 如何達到期望的效果?
  • What? 具體來說,應該用哪一個架構較適合?
在定位完成後,就會比較清楚之後適合選擇哪一個框架來呈現輸出。



Step 2 : 重組 Restructure—八大框架與四種圖解


八大框架:
  • 重點框架:瞬間抓住眾人眼光
  • 清單框架:總結出來的推薦清單與建議項目
  • 時間框架:以時間軸來劃分内容。
  • 空間框架:以規模大小、距離遠近來劃分内容。
  • 主題框架:掌握全貌、影響關聯與效益。
  • 議題框架:言之有據的價值主張或論點。
  • 問題框架:問題的解決對策與應用。
  • 課題框架:展現成果價值與達標難度。

這八大框架中,Peggy 對「主題框架」的思維特別感興趣,整理於下。

「主題框架」:掌握全貌、影響關聯與效益。讓任何人都聽得懂你說的話。
從聽者出發,幫助對方掌握全局。其應用為結合「黃金圈理論」與「溝通三要素」。

這邊補充一下黃金圈理論 The golden circle的細節。(圖出自其youtube 影片)
Simon Sinek認為,所有成功的領導者與品牌皆遵守the golden circle的思考與行動法則。
由核心的why開始思考,接下來往外擴散到 How ,進而What。

Why:為什麼? 核心理念 (ex. 你的目的是什麼?你的信念是什麼?你的出發點是什麼?....)
How : 怎麼做?如何實踐?
What:做什麼?最後呈現的結果

然而多數一般的行銷方式卻通常由What 開始,ex. 我們做了什麼, 和其他產品相比好在哪裡。

人們不會買你做什麼;他們要買你的Why。What 無法打動人心。

以蘋果實際上溝通的方式: 我們所做的每件事 我們相信都在挑戰現狀 我們相信用不同的角度思考 我們挑戰現狀的方式 是使我們的產品有美好的設計 容易使用而且迎合使用者。 我們只是恰巧做了很棒的電腦。(順序是 Why -> How ->What) 

「溝通三要素」:
人格:大家相信的理由。
情感:大家建立連結、讓大家明白這對他們來說有多重要
邏輯:讓大家知道你要說什麼,而他們可以獲得什麼?

結合兩者就形成了主題框架的第二層應用。

以對寫作技巧不是那麼懂,而正要閱讀一本和寫作相關的書籍為例,可以自問自己以下三個問題來建立連結。

1. 為何要看這本書? 我想提升寫作能力,這本書似乎是關於寫作的。

2. 這本書中的內容與我有何關聯? 對我有多重要?

3. 具體來說,可以從書中學到什么? 對我能產生什么效益?
下圖為作者看了一本關於寫作技巧的《大人的11堂寫作課》,且運用「主題框架」,在半小時内拆解完這本書。


四種圖解框架:

1. 用樹狀圖「歸納」内容的觀點脈絡。

2. 用流程圖「梳理」内容的運作機制。

3. 用矩陣圖「定位」內容的交互比較。

4. 用文氏圖「強調」内容的交集關係。

下圖為書中文氏圖的延伸範例,蠻有意思的。




Step 3 : 運用鑽石結構輸出於五大應用情境


優勢輸出的五大場景應用。

1. 溝通表達:言簡意賅、簡明扼要的說重點

2. 文章寫作:三段式鋪陳,寫出觀點明確的文

3. 簡報規劃:從一頁摘要、口頭簡報到主題報告

4. 視覺圖解:用一張全息圖征服所有人的目光

5. 精準閱讀:用優勢模型提升閱讀的體驗

以下範例為將鑽石輸出應用於「溝通表達」。

溝通表達通常離不開三個目的:傳遞訊息、說服對方與達成共識。
建議學會以下三種表達框架與兩種圖解框架。

三種表達框架:

1. 重點框架:將表達内容歸納為三個重點,快速抓重點,也讓對方留下印象。

2. 主題框架:簡要說明事件的目的、關聯與效益,讓對方掌握全貌、建立連結。

3. 議題框架:先提出論點,再說明理由與實例,最後再重申重點,展現說服力。

二種圖解框架:

1. 矩陣圖:定位表達內容的交互比較,提供較佳的選擇

2. 文氏圖:強調表達內容的交集關係,找出雙方都能接受的點

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書中還有不少實用的框架,與示範情景,有需要的朋友可以購入參考。

以前是偏向認為有好的輸入才會有好的輸出,近年越來越偏向「費曼學習法」,從output找出想要學習的東西先,再往回找。
這和此書的輸出邏輯接近,在自我觀察之下,發現的確這樣學習速度變快之外,也更容易提早挖掘到有意思的點,累積成就感呢!


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