2017年12月4日 星期一

書摘 | 知識工作者必讀好書! "Deep Work深度工作力:淺薄時代,個人成功的關鍵能力"

圖片來源:博客來


「麥肯錫一項調查發現,
一般知識工作者花超過60%的工作時間在電子通訊和網路搜尋上,
光是用於閱讀和回覆電子郵件就花了工作日的近30%。」

Peggy 身在軟體業的研發部門,深深有感於深度工作力之必要,
好的研發成果常常源於深入的了解問題以及仔細的思考解決方案,也有感於花了不少時間在電子通訊(ex. e-mail)和網路瀏覽方面。原本Peggy以為自己算是很了解"專注"這一個主題,但在閱讀此書後,很驚喜的得到些啟發也調整了自己一些作法,感覺更神清氣爽了。

此書不僅包含心理學、方法論,也提供了數個實用可行的步驟給讀者參考。更棒的地方是,作者也考慮到許多人無法進行極端的方法,故也提供許多折衷方案供讀者參考。Peggy特別針對感興趣的實作部分做了書摘,也推薦有興趣知道更多細節和故事的朋友可以購買回來仔細閱讀。

作者紐特教授為MIT電腦科學博士,在書的前半部提到以下觀念和觀察結果。


「經常處在慌亂的淺薄狀態,很可能永久減損你深度工作的能力」


「你不需要從事精緻的工作;你需要的,是以精緻的方法做你的工作。」


「在未來變動的時代,如何讓自己保有競爭力,有兩個核心能力是必須的。分別為快速精通專業技術的學習能力以及在品質和速度上達到高水準的生產能力」

「高品質的生產工作 = 花費的時間 X 專注的程度」

「要發揮深度工作的最大效能是需要訓練的。此訓練有兩個目標:改善你高度專注的能力以及克服你對分心的渴望」


在Peggy很喜歡的 "最有生產力的一年"一書當中也有幾個章節提到相關概念,而此書又更著墨於"專注"相關的主題。

既然深度工作力是如此的重要和美好,那如何將我們的職業生活轉變成以深度為中心的生活呢?作者提供了一個積極的計畫給讀者參考。







以下針對每一個Rule進行更多的介紹。

如何進行"Rule 1 培養深度工作力"呢?以下有提供幾個策略。

策略 1 ----- 確定你的工作哲學。
以下有四種不同的深度工作時間安排,適合不同職業的讀者。

方法 1 : 修道式

  典型代表為著名科幻作家史蒂芬森(Neal Stephenson),其網站沒有電子郵件或地址,也絕少接受演講邀約,他嘗試完全消除職業生活中的分心和淺薄。

方法 2 : 雙模式

  此一方法要求切割時間,分配一些明確的時段給深度工作,其他時間可開放給別的事情。著名代表為心理學家兼思想家榮格,其定期就會離開目前執業的場所且排開所有演講,前往他在柏林跟小鎮外的簡陋石屋居住。在哪裡不受干擾的專心寫作,進行冥想,沉澱思維。

方法3 : 節奏式

  為生活創造節奏,訂規定在固定時間進入深度工作狀態。例如每天早上5:30-6:30一起床就開始上工,在準備早餐和上班,上班前即可完成一定的進度。

方法4 : 記者式 

  任何時候只要能找到空檔,就會切換到深度工作模式。但此一方法不適合深度工作新手。 

Peggy特別偏愛其中的節奏式和記者式。節奏式有助於穩定的優良品質產出,記者式則有驚喜之感。


策略 2
 ----- 建立深度工作儀式


  儀式能減少進入深度狀態的阻力,讓工作者可以停留在這狀態更久。儀式沒有固定規範,但都須解決這些常見問題。在哪裡進行深度工作?工作多久?如何支持深度工作?

策略 3  ----- 大動作投入深度工作


  哈利波特作者羅琳在趕著完成<<哈利波特7 : 死神的聖物>>時,她住進愛丁堡鬧區的五星級飯店,最後終於順利完成此書。其概念很簡單,透過激進的改變平常工作環境,加上大手筆投資金錢或精力,這種重要感會降低拖延、提升動機和能量。

策略 4  ----- 別獨自工作


  乍聽之下似乎此一策略和深度工作所需要的獨自不受干擾之環境並不相容,但其實許多深度工作的品質可以透過妥善運用協作而增進,著名例子是貝爾實驗室和20號建築。當追求創新時,協作式的深度工作能達到更好的效果。就Peggy個人經驗,透過深度的思考再進一步將想法和同事們討論,常常會激發出很多很棒的想法。但若都沒有仔細思考就進行討論,則容易導致無意義的會議時間浪費。

策略5  -----  像經營企業般執行

  專注在最重要的事情、根據領先指標行動(如麵包店的顧客滿意度是落後指標,進來試吃免費樣品的顧客數是領先指標)、設計醒目的記分板(紀錄花在深度工時的時數)以及定期檢討成效(每周最佳)。

策略6  ----- 要懶惰

  因為停止刻意思考有助於恢復工作時的能量以及無意識心智的領悟。Peggy常在有突破點的想法時正是在上下班走路或等公車放空的時後呢!




Rule 2 學會擁抱無聊
  
高度專注的能力是訓練出來的技術。如果你在其餘時間一感覺無聊就逃避專注,那麼"心智肌肉"就喪失了可以變強的機會,我們就無法順利地克服對分心的渴望,也就無法順利進入深度工作模式。以下有幾個策略可供參考。

策略 1 ----- 安排分心時間

  特意安排固定時間上facebook、line,當知道不久後就可以使用這些軟體,就會降低無意識的滑手機或瀏覽網誌。更激烈一點的就是安排固定上網的時間,其他時間就斷絕和網路的接觸。就算工作需要大量使用網路,此一策略Peggy試過,也是管用的。

策略 2 -----像老羅斯福那樣工作

  也就是在工作日進行衝刺性高度專注。簡單來說,確認高優先順序的深度工作,給予比需要時間更緊迫的期限,最好公開承諾時限。如此一來在極大的壓力之下,人類就比較容易專注,抗拒分心。剛開始實驗時,一周不超過一次。(太傷身了)

策略 3 -----練習生產性冥想

  花一段會用上體力和不用腦力的時間,例如散步、慢跑、淋浴,集中注意力在單一明確的職業問題上。


Rule 3 拒絕任何好處心態

        我們身處在一個facebook、line等即時通訊的年代,很多時候無法斷然地離開它們也是因為它們帶來的許多好處。例如有娛樂性、可以聯絡到朋友、知道朋友近況、可以很方便地看到很多好文章等等許多好處。但不可否認的是,他們也是在進行深度工作時會面臨到的挑戰。當專心研究某個主題時,facebook的訊息通知突然跳出來,我們分神了一下,勉強要自己再次專注。當一再一再如此時,我們的意志力就被消耗完了....
  作者提供相關策略讓讀者逐漸的習慣放棄任何好處心態,進而在選擇佔據時間和注意力的工具時,採用更深思熟慮的工匠哲學進行選擇。
  此策略的第一步是,找出職業和個人生活的主要目標。接著為每一個目標列出兩到三個可以幫忙達成目標的重要的具體的活動。接下來思考目前使用的網路工具是否有好的顯著的影響。當發現目前的網路/通訊工具沒有幫助,即可使用"斷線實驗"來進行斷絕。
  

Rule 4  排除淺薄事務
    策略1 ----- 安排工作日的每一分鐘

      Peggy 於今年有個新習慣,會事先將每一工作天的每一單位時間(30 mins)在周末先定義好,這樣一開工就可以很快的進入狀況,也發現有助於增加工作效能。

      策略2 -----量化每一種活動的深度

        訓練一個聰明剛畢業的大學生取代我的角色要多久,需時越久表示此活動的深度較深。我們需要優先將深度工作力用在此一工作上。

        策略3 -----確認淺薄工作的時間比率 30%-50%


          雖然在現今,大家都很期待可以得到很快的回信或訊息回覆,但還是有空間可和自己的上司商量,討論如何降低淺薄工作的比例,以為團隊創造更多價值。
          策略4 ----- 在五點半前結束你的工作

            建議採用固定時間表,以及練習無情的對淺薄的工作說NO.  

          策略5 ----- 讓自己難以聯絡

            雖然回信飛快可讓人產生生產力即高的錯覺,但在回信之前多思考一下怎樣可以達到目標,完整的回信,避免無意義的信件來回,則對生產力更有幫助。


          在閱讀完本書後,Peggy也作了以下幾項調整。
          • 關掉facebook、line等的及時通知。降低深度工作時的分心。
          • 限定連接facebook等通訊軟體的時間。改用某幾個番茄鐘休息空檔以及特意安排的時間才瀏覽或回覆。(關於番茄鐘,可參考Peggy之前“最有生產力的一年”實驗篇(3): 把專注力找回來之番茄鐘工作法"一文)
          • 事先安排工作日的每一單位時間,以及寫上預期成果。
          • 累計深度工作時數,每周檢視時數和產出。
          做了以上的改變幾周後,Peggy 感覺到工作效率以及專注力的提升,也觀察到自己的生產力又更進入到另一個層次呢!


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          2017年11月27日 星期一

          [心得] 三周到手PMP之時間管理秘訣




          Photo: Peggy Wu


          在約2011年年末,Peggy 在上完專案管理課程後約三週順利將專案管理師(Project Management Professional,簡稱PMP)證照拿到手,也是同期班上第一個入手證照。此篇即為紀錄Peggy當時為了準備PMP時所用的時間管理方法.





          1. 設定目標

          好的開始是成功的一半! 設定目標是一個非常重要的開始! 在當時Peggy是一個家庭和工作兩頭燒的職業婦女,也還是貪心的希望可以在專案管理領域有些精進,思考過後決定透過PMP 的培訓過程來協助自己學習。也因為手邊專案很快又要進入極為忙碌的階段,考慮過後打定主意來個打鐵趁熱,設定在上完PMP課程後三週內要考到證照。當設定完目標,心態也隨之校調完成!也因為這樣,在上課時就會十分專注,下課後認真複習,減少拖延。

          2. 想像成就達成

          在準備考試時,通常會遇到撞牆期,覺得悶、無趣,想放棄⋯。此時,想像成就達成的畫面就非常重要了!它可以支持我們繼續努力下去。如果看過 "American top model"(超級名模生死鬥)類似的節目可能就更有感覺了!在每一次的挑戰以及評比開始時,主辦單位都會仔細的描繪拿到冠軍後的美好畫面,以激勵參賽者拚下去。不然在那樣的高壓參賽過程,想必更多人會半途而廢吧。Peggy自己就是在每天都會用到看到的筆記本頁首,寫下PMP證照到手後後預期的美好成果,以及準備如何獎勵自己。當累的時候,看著看著又可以讓自己堅持下去了。

          3. 擠出所有可用時間

          當時Peggy 就是如同在TED 講者 Laura Vanderkam 「How to gain control of your free time」一文中提到的"把最重要的事給予最高優先處理順序",幾乎把所有上班之外的空閒時間都拿來準備考試了。嚴格以及誠實的檢視自己的作息,發現大概每天可擠出5小時的空檔,相當的驚人呢!其中一個十分有趣的回憶是,有時還一邊抱著兩歲的大寶,一邊用功。他好奇翻著前面的頁面,Peggy一邊翻著後面的部分閱讀呢.(笑)
          圖一: Peggy準備PMP時的作息

          4. 神奇清單表

          準備考試和管理專案是相似的,差別只是前者的利害關係人主要為自己。也就是說,透明度和相關項目完成度是很重要的。透過把整個準備範圍拆解成小的執行子項目。每完成一個子項目,即給予相對應的小勾勾✅。透過這個簡單明瞭的清單表,即可對進度一目了然。每完成一個子項目,打勾的那一霎那,也有種小小的成就感呢。隨著完成度越來越高,內心的安定感也多了。(笑)


          以上的方法,Peggy之後也運用在準備其他考試或是研究主題,例如取得Scrum master證照也是用這一個方法呢。


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          2017年11月17日 星期五

          2018人才發展協會亞太區年會(ATD) Day3 心得筆記- 創新者的優勢The Innovator's Advantage:解碼人與流程之間隱藏的關聯

          Peggy 與 Ron Price之合照(2017/11/10)




          人才發展協會是全球最大的人才發展協會,今年度的亞太區年會(ATD)在台灣舉辦。今年因為公司的關係,而有機會可以參予其中,在某些場次也遇到了從香港或其他地區特地過來參加的與會者呢。

          之前Peggy 有打算整理創新和生產力相關的心得,包含如何更有效率的讓好的idea 出現且存活下來。剛好在第三天早上的演講--"創新者的優勢:解碼人與流程之間隱藏的關聯" ,Peggy覺得有所相關的收穫,所以特地紀錄下來。 

          演講者是朗.普萊斯(Ron Price) ,此次演講主要是以他和Evans Baiya合著的最新的著作"The Innovator's Advantage 創新者的優勢"(暫譯,尚未有中文版)為基礎,暢談"創新六大階段"以及各個不同階段應該擁有的熱情、才能和技巧,以及如何打造優秀團隊。

          在一開頭講者即丟出一連串的問題讓與會者思考"何謂創新",了解與會者對創新的定義,是從無到有才算創新?流程改造算嗎?研發新功能?新產品???


          "Innovation is the creation of new value that solves a problem or advances an opportunity"
          
          
          也就是只要是可以解決問題,產生新的價值以及增加新的機會都是創新的範疇。更實際的來說,創新的形態可以以產品、流程、定位(iPhone)以及典範(如IBM之轉型)等來表現。

          創新的失敗率也是極高,根據研究統計,約有85%-95%的創新活動最後都是以失敗來收場,約將近每3000個idea才有一個成功的idea。 那是否就不要創新了呢? 當然不是。那如何增加創新成功的機會呢?

          首先, 
          1. 收集 : 盡可能廣泛地收集新的創意
          2. 經過Review完後,即使 "現在用不著"也不要丟棄,將它收藏好,也許兩年後它就是一個很棒的創意

          在這個階段,講者提到  "創意工廠(Idea factory/library)" 的概念。

          如何針對不同的想法,產生創意呢? 可以試試看 "idea portfolio 創意投資組合"。鼓勵用新的方式對 idea進行解譯。講者在之前要協助一些企業員工,讓此企業的產品更具有創新力。他先將參予員工分成數組,自由發想。再根據收集到超過100個idea,將其進行編號,接著隨機選擇 3個編號,要參與者就用這三個idea 創造新的產品。

          創新六大階段是指甚麼呢? 


          講者花了一些時間仔細地介紹每一個階段的定義、預期的交付、典型的流程、需要的技能等等。Peggy在此篇就不一一描述了,有興趣的朋友可以去Amazon購入本書。(笑)




          除了書的內容外,Peggy節錄幾點覺得蠻不錯的觀念和討論給大家參考。

          • 關於提出 idea 的心態 : 不要羞於分享idea! 我們通常會對我們的idea有著嚴格的批判,會不想開口,認為它可能不夠完美、不夠有趣、不夠實用等等。但其實很可惜,很多不錯的idea就這樣消失於無形。下次遇到這樣的狀況時,不妨提醒自己這個盲點。而且不說就得不到回饋不是嗎?
          • 不要讓一個人去做整個流程 : 每個人有自己的強項和弱點,如下圖,綠色表示是此人的強項,黃色部分表示可以在教練的協助下進行,紅色表示不適合進行。有人善於發想,有人善於驗證。

          • Idea 的量比品質重要。不用擔心 idea的品質,隨著經驗的累積,品質自然會提升。記得每3000個idea才有一個成功的創新,不是嘛?
          • 從我們可以100% 控制的部分開始做起: 有與會者問到,當所處的環境和公司並不是那麼重視 innovation怎麼辦? 似乎就算我們有很棒的idea,也無法推動....。講者可以先從我們能夠 100% 控制的部分做起。接下來可以找感興趣的同事夥伴加入,讀書會是一個很好的起始點,藉由與感興趣的夥伴們一起討論,逐漸的你對群體的影響力就會漸漸形成。

          最後,如果想要多了解自己屬性的朋友,可以google theinnovatorsadvantage.com 到作者網站上進行測驗,大概需要一小時。



          2017年11月12日 星期日

          “最有生產力的一年”實驗篇(3): 把專注力找回來之番茄鐘工作法



           Photo: Design_Miss_C 



          在之前Peggy有篇網誌關於拖延症Bye! Bye!,裡面有提到 "五分鐘計畫"。也就是將想拖延的事情,跟自己內心商量一下,告訴自己起個頭試試看,只要五分鐘就好。真正做下去,常常最後會比想像中順利呢! 如果你已經很上手這個小技巧,就可以試試看"番茄鐘工作法"!  這方法對於將專注力的提升到另一境界很有幫助呢! 


          甚麼是番茄鐘工作法呢?

          番茄工作法 (Pomodoro Technique) 是一種時間管理的方法,在1980年代由 Francesco Cirillo創立。方法為使用一個定時器來分割出一個一般約為 25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間。


          更細節的執行步驟如下: 
          1. 決定待完成的任務
          2. 設定定時器至 25 分鐘。
          3. 持續工作直至定時器提示。
          4. 短暫休息5分鐘。
          5. 每完成四個工作時段,休息15-30分鐘。


          為什麼要這樣安排呢?
          因為人的專注力就像肌肉一樣是可以訓練且有極限的,透過練習可以增強專注力。透過休息,可以讓已消耗的專注力獲得適當的修復。這原理和對肌肉進行重量訓練是很接近的。


          甚麼時候適用番茄鐘工作法 ?
          在Peggy的經驗裡,番茄鐘特別適用於重要卻又想拖延的工作以及比較容易分心的時候。如果是本來就很喜歡,會廢寢忘食專心其中的工作,那就不用特別使用啦。

          一定去買個定時器嗎? 

          當然不用這麼麻煩囉。簡單版的就用手機裡的鬧鐘,通常也都會有定時器的功用。
          進階一點的,只要在app store上面打 "番茄鐘",就有數個軟體可以選擇呢! Peggy用的是iPhone的apple store,隨手一查,就有超過十個以上的選擇。功能各有些許不同,有的是基本款的時間間隔設定,有的搭配代辦事項的功能,有的附贈背景音樂。各位可根據自己的需求來做選擇。

          Peggy使用的是 "潮汐",這個軟體除了有番茄鐘25分鐘工作時間的設計之外,還有不同背景音樂的設定,例如雨聲、海浪聲等等的。戴上耳機,配上這個音樂剛好有種置身於森林的感覺,對Peggy而言有助於專注力。不過如果聽了想睡覺,還是關掉聲音好了(笑)。

            



          進行了幾個月的實驗,發現進行番茄鐘工作法讓Peggy的閱讀量和品質有明顯的增加呢!


          最後,再送給各位一個對抗分心的小禮物 -- "20秒法則"。
          許多正向心理學家(如暢銷書作者尚恩﹒艾科爾)認為"20秒法則"對於預防分心很有用。怎麼做呢? 想戒掉零食的,把零食放在遠離自己工作區域20秒的步行距離。
          想專心工作怕分心滑手機的,就把line、Facebook等通訊軟體藏的深一點,或是把手機放在背包或抽屜裡。
          Peggy自己是在專心前會特地關掉outlook,以免不小心分心。
          提供給各位參考囉。

          2017年11月3日 星期五

          TED 2017 點閱率高居榜首的時間管理術!別再太計較瑣碎時間了!


          source: TED官網


          常聽到有人抱怨自己沒時間做事情,但事情的本質真的是這樣嗎? 那你可以參考這篇TED時間管理的熱門演講,也許會得到些啟發囉。

          如果你 google "TED time management' , 第一篇出現的就是Laura Vanderkam 「How to gain control of your free time」。截至2017/11/3,此一TED演說已有 5,100,342 人次觀看! 更令人感動的是,這一篇有中文版字幕呢。此ㄧTED演說也是今年度Peggy在相關主題裡最喜歡的一篇。

          現在就讓我們上主菜吧。

          一想到時間管理,很多人一開始想到的會是像"擠牙膏"一般,把可以擠出來的時間努力的擠出來。例如,看錄影節目而非正在撥放的電視節目,如此一來每看兩小時節目,可以省下半小時廣告時間來運動。

          Laura在演講一開始就特意打破這個觀念,她提到她藉由訪問許多成功人士,多為極度忙碌的女性,有的甚至擁有自己的business,請對方記錄每小時使用時間和內容。透過追蹤她們如何使用時間,Laura可以得知她們一天睡眠時間多寡,花多少時間在哪些事情上面。這個時間日記帳專案總共累積了1001天的資料。

          Laura觀察到,其中一位極為忙碌的女性居然在某一周花了七小時在一件事上。喔!原來當某天她回家後,發現家裡的熱水器已經故障,而地下室當下到處都是水。她就緊急聯絡水電工清潔工等人來處理。來來回回之間,竟然在這個極度忙碌的女性生活中,硬是留下了七小時的紀錄,也就是每天一小時! 如果沒發生這件事,當你問她 "妳這周有七小時運動嗎?" 或者 "妳這周可以挪出七小時來進修嗎?" 可能很高的機率會獲得白眼相看(妳沒看到我已經這麼忙了嗎?) 但當緊急又重要的事情發生時,時間展現出它的彈性呢!

          又有一次Laura想要訪問一個忙碌的女性,她經營一間有12 位員工的小公司,而且空餘時間她還有六個孩子要應付! Laura本想和她約禮拜四上午,而對方婉拒了那個約會,原因居然是 "天氣太棒了,她想要出門健走!" 當過了好一陣子,Laura終於可以和她談上話時,對方如此解釋 "Listen Laura, everything I do,every minute I spend, is my choice." (我所做的每件事、 花的每一分鐘都是我的選擇!) 

          此TED演講還有不少精彩實用的內容,Peggy就不一一描述,只放上整理後摘要囉。有興趣的朋友可以去TED官網細細品味。



          最後,Peggy僅以最喜歡的一句話當結尾。

          Everything I do,every minute I spend, is my choice

          祝福各位朋友透過選擇讓自己生活更美好。 


          Peggy的實驗空間| 小書庫 Index card ( 讀書筆記總目錄/書單 )

            一直很喜歡閱讀,也常從閱讀好書中與讀書會得到許多的力量與啟發,不管是在人生的低潮抑或是順遂的時候。在閱讀之路上,這幾年也保持一個習慣。當閱讀到喜歡的書籍,且那陣子時間允許,就會提醒自己閱讀完後整理出心得筆記。一方面藉機鍛鍊寫作肌肉與思路,方便之後的複習和查閱。另一方面,也可以...