學習筆記｜淺談虛擬團隊建立

 

近幾年來，Peggy 多了不少機會 build up 新的虛擬團隊（Virtual team) 的經驗，其中也包含數個 AI 新技術應用的團隊。

似乎可以是時候來紀錄一下心得，一方面給有需要的朋友參考與交流，也方便自己之後回頭看。

本文內容主要包含以下幾個主題：

1.  什麼是虛擬團隊?

2. 虛擬團隊的優缺點。

3. 怎麼建立虛擬團隊？

4. 怎麼培養虛擬團隊默契？

5. 有哪些實用工具可以協助虛擬團隊工作更順暢？

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什麼是虛擬團隊?

這邊的虛擬團隊指的是成員們分別來自不同部門，甚至不同國家，非同一專業職能的部門。

虛擬團隊的優缺點

在Peggy 剛開始擔任manager 的前幾年，帶的專案通常是同一個部門的team members。

好處是，平常工作默契都已有默契，team members 的專長、弱項、個性等都還蠻清楚的，蠻好配合的。

隨著專案的Scope 越大，需要具有不同專長的人才加入團隊。

然而隨著一些重要又緊迫的專案出現，應對這些快速發生的人才需求，已經不是具有接近專業的同一個部門可以滿足的。

這也是虛擬團隊產生的原因以及其優點—可以快速將不同職能專長的人才聚集在一起，讓這個具有緊急又重要business 目標的 team 可以很快成立，開始上工。

虛擬團隊通常相對而言也較為靈活與彈性。

然而虛擬團隊也有它的缺點和挑戰...

通常一開始沒什麼團隊默契，做事的方法和步調都需要一段時間的磨合。

另外，如果團隊成員又在不同國家和時區，那更需要協調開會時間和工作的方式。

怎麼建立虛擬團隊？

通常虛擬團隊的建立都是有一個緊急、重要想要達成的Goal。

當這個 Goal 明確時，建立虛擬團隊的第一步是，思考與定義需要哪幾種職能的核心團隊。

以 Peggy 帶過的某AI 專案為例，當時核心團隊職能主要就為 Data Scientist 、Threat Expert 以及 Infra Expert。

第二步：招募關鍵成員

最好可以先招募到各職能的Leader，這樣對之後的團隊塑形會更有幫助。 

根據經驗，除了專業能力之外，具有以下三個能力的成員們，相對其他人會在虛擬團隊的工作模式表現的更好。

• 具有獨立工作的能力
• 主動積極溝通
• 靈活、彈性，可接受與適應變動

怎麼培養虛擬團隊默契？

以下有幾個有助於培養默契的做法。

1. war room

把位於同一個 office 的不同部門同事們集中到一間夠大的會議室，讓大家每天朝夕相處，近距離的討論。很快的，常合作的team members 對partner 就會更加了解其工作方式、習慣、專長，一般一兩個月就可以初步磨合完。

這個方法，個人不是很建議拉很長，通常war room 的氣氛是較緊張和高壓的，長期下來，效率不見得很好。

當團隊比較穩定後，可以視情況降低war room 的頻率。甚至階段性任務達到後，也可回歸正常的Project 步調。

2. 導入 Scrum 等可幫助協調開發步調的practice.

藉由有節奏的 daily stand up 或 meetings，讓團隊成員更常聚集在一起，鼓勵團隊 stand up / 會議後可以順便更深入的討論卡住的點等等。

3. Team building

如果有一個下午的空檔，一個適當的team building 也是很好的。

例如選個半天來爬象山， 在爬山的過程中，大家更自然的聊天，雖然聊的和工作可能沒關係，但對團隊成員的相互了解會更加的自然。

玩桌遊也是蠻好的一個方式，不過記得選幾個偏向團隊合作的，免得還沒合作就因為玩得太認真傷感情。（笑）

有哪些實用工具可以協助虛擬團隊工作更順暢？

這邊分享幾個常用工具～

• 遠端會議：Zoom 、 Microsoft Teams

• 溝通協作：Slack 、Zoom 、Microsoft Teams

• 遠端白板：Miro   
• 可參考本篇筆記文－ Miro 實用的遠端視訊協同合作大白板與簡易使用分享 https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/03/miro.html 

希望以上分享，對有需要的朋友們有點幫助，也歡迎討論與交流～

圖片來源：https://www.everypixel.com/search?q=&authorname=vait_mcright

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