2021年5月30日 星期日

「Peggy的實驗空間」一百篇啦~

 



「Peggy的實驗空間」默默地含本篇也累積到100篇文啦,是時候來紀錄一下這個小里程碑~

最近幾週在疫情的緊張與壓力,同時間小孩們也開始在家學習,整個生活步調和作息也必須做相對應的調整。(整個化身為隨身IT人員與家教啊,也更尊敬老師們了....)

除了減少不必要的出門、多清潔、洗手與消毒外,為了減少焦慮,也提醒自己盡量專注在自己可以掌控的事情上。

而對Peggy 來說,閱讀、寫寫東西與運動一向可以有效減輕部分焦慮。也因此,特別提醒自己盡可能地維持這幾個習慣。


回到正題,本文包含以下內容~

  • 100篇的緣起
  • 寫作帶來的五大好處
  • 關於寫作的幾個常見FAQ


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100篇的緣起

怎麼會想寫個100篇?

大概在去年,也就是2020年初,剛完成寫作社團一個活動-30天寫作。

在寫下 Day30 的感言時,看到當時自己的部落格,大概也有累積40多篇文了。

想想寫寫東西,對 Peggy 這種腦袋過動兒來說,還蠻好的。

不禁一時豪氣十足的立志,來湊個一百篇吧XDD!

雖然是一時衝動,不過也認真的加入當年自己的OKR中。

按照 OKR 的精神, 積極點是ok 的!經過簡單的估算,雖然可能無法在2020年就完成,還是先設定objective 和相對應的KR 先。

去年底結算時,篇數沒達到到100篇,不過瀏覽數已超過原本預設的一萬不少,更棒的是得到珍貴的機會來認識許多高手,真是意外之喜。

這就是所謂抱持著射不到天上的月亮,至少射得到在天上飛的鳥?!

至於為什麼是一百,大概是喜歡它帶來圓滿的感覺吧(笑)。

(下圖為去年初的寫作立志文紀錄)


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寫作帶來的5大好處

有一些朋友們曾很好奇的問Peggy ,為什麼在忙碌的工作與家庭生活中,還可以(願意)做到持續寫?

其實就因為感受到以下好處啊~


1. 加速學習


近幾年的學習方式越來越接近「費曼學習法」這種以output 為目的來進行 Input。

啊!原來這邊自以為清楚,其實不太理解啊,再回頭去研究一下吧。 這樣的OS 在進行主題寫作時,常出現在腦海裡。

對以output 為目的進行input 的學習法有興趣的朋友,歡迎參考一下兩篇。

延伸閱讀 》

讀書筆記 | 97%的輸入都是白費的? !從「最高學習法 The Power Of Input」來學習如何高效輸入,不再無效努力。https://peggywulifelab.blogspot.com/2021/03/97-power-of-input.html

讀書筆記 | 不該只是完成工作,該練習的是用更省時、省力的方式展現自己的專業價值。來看看「高產出的本事 」怎麼提高產出效率 https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/10/blog-post.html?m=1


2. 思維能力升級

多數的文章的主題是與工作心得與閱讀書摘相關。

為了避免漫無章法的隨筆,想進行更有效的輸出,在下筆前總會花點時間,先思考架構與想表達的重點。

淺移默化中,歸納、思考與整理的能力和速度就進階些了呢!


3. 成就感

當寫的文章、整理的資訊有幫助到周邊的同事與朋友們時,內心當下是蠻高興的。

心中都會浮現,「可以幫上忙真是太好了」的開心和成就感。

舉例來說,之前發的一篇文章主題是「一分鐘秒懂AWS 與 Azure常用服務對照」。

其實緣起是,某天自己和同事聊天時,聊到現在兩邊都要接觸,雖網路上的比較有很多資訊和細節。但,似乎缺乏一個簡表,讓初次接觸另一個service 的人可以很快有點概念。

想著自己當初接觸的時候,也曾有類似的困擾,就花些時間整理起來,分享給需要的朋友。

又如例外一篇AI DevOps 該考慮的關鍵因素。

也是因為和同事聊天聊到,就想到自己工作有相關的經驗,也可以寫下來提供參考。

以前就有整理工作筆記和資訊的習慣,不過因為沒有寫成blog,當需要的時候比較不容易share 。而且自己私下整理的筆記通常也沒有那麼要求要有條理。

透過整理,其實自己也又溫習了一次。


4. 腦袋SPA 

因為是腦袋過動兒,腦中常有很多思緒運轉中,轉著轉著,頭就重了(笑)。

把混屯狀態的思緒小世界透過靜下來寫作的儀式,將部分的思緒緩緩的拉出來,一一的透過文字來呈現,完成的霎那間,腦袋有種做完SPA 的輕鬆愉悅感XD。

那種感覺很接近斷・捨・離完家中衣櫃與置物櫃,或整理完雜亂的桌子那時的舒適感。

另外最近剛好在疫情中,也很適合透過寫作來降低焦慮感。


5. 認識更多高手

這真的是最出乎我意料之外的好處!

朋友A: Peggy, 我看過妳寫過xxx主題的文章,剛好我也有相關的經驗,想和妳聊一下、討論一下。

哇,一聊之下,常發現高手在民間,常常自己也透過著樣的對談與閒聊學習到很多(感恩)。

許多高手其實都是曖曖內含光的style,沒有契機和那個鉤子,還真不會聊到啊。

也是因為寫作,開始與社群中的高手朋友有機會多點交流,得到更多知識。

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關於寫作的幾個常見FAQ...

以下收錄幾個 Peggy 常被問到關於寫作的幾件事~

Q1: 要怎麼開始?

隨時隨地可以開始~
小品可以先post 在自己的 fb 上,長一點的可以直接寫成blog 文章。
現在也蠻多不錯的免費平台,也很有質感。根據自己需求,選個喜歡的就好囉。
可以先從對自己阻力最小的地方開始,等寫習慣,想換更專業的平台也是沒問題。

Q2: 不知道要寫什麼?

幾個方向可以給您參考:工作心得、閱讀筆記、興趣專長、最近新接觸有意思的人事物、過去的回憶等等⋯

也可以從寫自己心情和小發現開始,喜怒哀樂與悲歡離合,這些生活紀錄也是很棒的,有些時候這些還比其他主題觸動人心。


Q3: 覺得自己寫的不好,不好意思公開...

Peggy很了這個這個感覺!

當初也是覺得會寫的人很多,卡在覺得自己不是很會寫,不太好意思寫,寫了不好意思公開⋯

不過後來想想,其實本來就沒有把自己定位成寫作高手啊!!!(一語道破盲腸XD)

就當作紀錄自己工作和閱讀的心得,就像定期上健身房一樣,規律的訓練一下腦袋裡的思維。

這樣一想,頓時覺得鍵盤和滑鼠輕多了,也就沒有把這個想得太慎重與嚴肅了。

對於剛起步,不好意思公開寫的朋友,也可以選擇加入比較友善的寫作社團。

之前Peggy 應團長 Afra 才女發的邀請,加入「30天寫作」這個友善的社團。Afra 是個寫文案高手,也會三不五時的分享寫作秘訣。「Peggy的實驗空間」最初始的走向,也是發發幫忙調整的。

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寫在最後~

很感謝一路上給Peggy 鼓勵的親朋好友和看到文章路過留言的朋友~~(雙手合十)

期望自己在到了一百篇的小milestone 後,還抱著初衷,繼續寫下去。分享更多有幫助的資訊,也一邊繼續鍛鍊腦袋與思維。


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2021年5月20日 星期四

職場 | 永遠有開不完的會嗎?來看看如何讓會議更有效率!


不管是身為JM 或是PM,多數日子裡,每天要開的會常常是滿.滿.滿的。

因為一向極度偏好有效率的會議(才有多點時間做事啊,另外也想要有睡覺的時間啊...),之前就稍稍研究一下如何可以進行「高效率的會議」。

這幾年實踐和觀察下來,覺得還蠻有幫助的。趁著空檔,整理了一下,給一樣常需要開會的朋友們參考,減少不必要、沒效率的會議,讓人生更美好那麼一點點(笑)

本篇文章包含以下主題。

  • 適用哪些種類的會議?
  • 關於會議前要做哪些準備?
  • 如何協助會議進行的更順暢?
  • 來分享5個小訣竅~

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適用哪些種類的會議?

先來看看這方法不適合/不需要用在哪些種類的會議~
(非全部,僅列Peggy 較常遇到的)

  • brainstorming meeting: 這類會議是要有時間和空間去發想,不建議刻意加快開會步調。雖然brainstorming meeting 最好也先設計過,效果會比較好,不過今天講的方法的不太一樣

  • workshop:之前在為了和新的合作對象們一起尋找與定位新服務時,為了有效一點進行workshop,,那一小陣子有稍微研究這塊。work shop的準備方式也很有意思,有機會再寫一篇。

  • Engagement meeting: 有些會議是build relationship,讓多方先互相認識一下,讓之後的合作更順利些。這種會議就不太需要這麼嚴謹啦~

適合會議:

  • 為了解決特定問題或推動進度而進行討論的會議:在這種會議,我們都會期待有結論,或至少事情是往前有推進的。

  • 您是主要發起人/host 或者至少要說得上話。


關於會議前要做哪些準備?

之前看到這個 meeting facilitator canvas 就覺得很實際,很可以拿來參考。




透過這框架,有系統地去規劃與準備會議。
也可以把以下Peggy列出來的思考點,當成Checklist來一一對照。 

  • 會議的目的: 預計得到的成效?希望達到的共識? 想要解決的問題?
  • 哪些重要stakeholder 一定要邀請到?為什麼需要邀請哪些key persons?希望對方帶來什麼觀點或貢獻?
  • 預計談論哪些主題? 每個主題預計需要多少時間?誰是這個主題的主要owner/speaker?
  • 是不是需要會前會? 以Peggy過去的經驗,少數關鍵人的會前會討論與溝通出的那個 draft proposal ,是會有效推進主要大會議進度的。
  • 提前寄出會議通知,盡量把Agenda 和 purpose 寫在信裡面。
  • 有相關文件或資料,盡量在會議前寄出
  • 本次會議一定要談到/確認到的重點問題是什麼?一定要有的底線,沒有談到就是浪費大家時間了的那種底線。
  • 會議要怎麼進行會比較順暢?重要會議最好在腦中先沙盤推演一次
  • 如果是key stakeholder,建議先打聲招呼。表達邀請對方的目的、為什麼真的需要對方來參加、大概會發什麼時候的會議、確認對方會參加等等。可在outlook 行事曆上先 check 對方時間是否available。


如何協助會議進行的更順暢?

  • 一開始短短的暖場talk ,打招呼
  • 協助與會者很快的進入狀況:包含今日開會目的、agenda、預期產出、要確認與討論的問題list。
  • 若有新成員加入、或上次開會時間已經一段時間、中間有不少變動等情況,花個五分鐘好好描述一下源起和背景,也會對接下來的討論有幫助。聊到這,不得不提到Amazon 的 practice,前十五分鐘大家專心閱讀相關文件,接下來有效率地一一過討論項目。蠻喜歡這種一開始就讓與會者快速進入狀況的作法,實在是很有效率。 

  • 會議記錄:重要會議最好事先安排會議記錄者。記錄非要巨細彌遺,而是要記錄下關鍵的agreement 、information 以及可以推動事情前進的action item.

  • 確認會議紀錄內容與action items:通常在會議最後的五分鐘時,Peggy 會習慣性的請大家一起review 一下meeting note ,尤其是action items的部分。action item 包含要做什麼、owner 與ETA(預估時間)。若事項需要帶回去討論,真的沒辦法直接給執行事項的ETA,那至少會確認ETA of the ETA。



分享5個小訣竅

這邊來分享幾個小訣竅

1. 清楚的流程圖是大幫手

如果討論中發現整個 business process 或 solution 邏輯有些複雜,無法用言語來回討論清楚。當場畫個流程圖是會有很大的幫助的!常常畫出來,大家當場一起看著圖順著討論,就會快很多。

2. 流程圖推薦工具

基本工具可以直接用power point,拉幾個方框和箭頭達到效果就好。
如果需要複雜一點的遠端協同合作,個人覺得miro 還蠻好用的。

Know more about Miro >> 遠端協作工具 | Miro 實用的遠端視訊協同合作大白板與簡易使用分享 https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/03/miro.html

3. 會議氛圍與動態調整

計劃趕不上變化,其實少不了無法按照劇本走的時候。在開會中,可以花點力氣,適時地感受現在的開會步調和氛圍,保持彈性隨之作調整。

以之前某次開會經驗,因為雙方是第一次合作,又是來自不同的文化和時區。原本設想的希望彈到什麼進度,在開始的十分鐘不到就感覺無法這樣走下去。

很快地轉換成第一次engagement 風格的開會模式,先多些時間互相了解,留時間給友 team 帶回去和老闆與 team 內討論。


4. 善用錄影功能

對於多人開的重要會議,建議可以的話都錄影下來,可以讓之後新加入的成員或是因會議衝堂無法參加的相關stakeholders參考。

5. 減少不必要的會

通常在收到會議邀請時,Peggy 會習慣去問一下meeting host ,為什麼邀請我?希望Peggy貢獻什麼?有什麼需要先準備的嗎? 

如果是一通電話可以聊清楚的,Peggy就會主動打電話或是用遠端會議工具撥過去。有時候十分鐘的電話,可以省下一小時的開會時間。



希望以上的分享,對忙碌而常需要開會的朋友們有點幫助囉。


喜歡本文者,也歡迎留言給予鼓勵或來信討論。


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2021年5月8日 星期六

時間永遠不用夠用? 來分享我的時間管理與精力管理的思維

 


因為身分是在職場打滾的雙寶媽,又興趣蠻廣泛。已經不只一次被問到怎麼做時間管理,怎麼可以同時做這麼多事XD。

前陣子在社群分享的時候,也有與會者很好奇的問問,雖然原主題和時間管理不相關。


其實 Peggy 並沒有把自己定位成那種真的很厲害,分秒必爭的時間管理達人。近幾年反而越來越習慣去思考,什麼事情是自己喜歡做的、覺得有意義而要去做的,以及完成會有成就感的。

趁著週末空檔,試著整理一下時間管理與精力管力的思維,給有需要的朋友參考,希望對您有點幫助。

本文主要包含以下四個主題。

  • 怎麼做精力管理?
  • 關於時間管理的思維?
  • 想拖延怎麼辦?
  • 一個高效率的小秘訣分享

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怎麼做精力管理?

1. 首先觀察自己什麼時候效率最好,何時為「黃金效率時段」

此時段「務必」拿來做最耗心力的最重要事務。

例如,Peggy 是「晨型人」,通常早上效率比較好。有辦法的話,會刻意少排會議在早上,優先拿來思考重要規劃、處理複雜的事務。

就算是一天兩趟的通車,Peggy 也會安排早上搭車閱讀或是做些需要動腦的事情。回程,可能就隨意些,聽些較沒有進度壓力,輕鬆學習的podcast,或是聽聽喜愛的音樂休息一下也很好。


2. 隨時注意身體健康狀況

“維持健康也是專業的表現”!

感到疲累時,儘快找時間休息一下,短短10-15分鐘也常很有幫助。 在這邊推薦辦公室冥想,可以很簡單就開始練練,恢復精力。


感到快生病了就快・休・息,不要硬撐,避免拖到更嚴重,反而得不償失。這個是用來提醒那些特別有責任感的朋友們!


3. 維持運動習慣與好的睡眠品質

良好運動習慣這點相信大家都知道,就不多著墨了,睡眠品質倒是可以說聊點。

自從當了媽之後,以前引以為傲的連地震都叫不太醒「倒頭就睡」的技能,就這樣拋棄Peggy 而去(哀傷...)。

隨著轉變為「淺眠人」後,品質就跟著下降。

但自從買了 Fitbit 這類記錄睡眠品質與時間的手錶(工具)後,睡眠品質開始有點好轉,更精確的說,是會更注意自己的睡眠狀態。

怎麼說呢? 舉個例,常常好不容易小朋友們上床睡覺了,工作也忙到一段落了!!

雖然理智告訴自己上床睡覺是比較健康的選擇,但,就是那個捨不得睡啊。

好不容易是自己自由的時間了(歡呼),想從事自己喜歡或放鬆的娛樂了。

而因為有設定睡眠提醒,所以在時間到的時候,會先提醒一下。

另外,最近因為事情有點多有些忙碌,又是「腦袋過動兒」,睡眠品質不意外的又下降了...( oh no..)。

而看到Fitbit 的睡眠分數直直落,又會隨之警覺起來,馬上制定改善action items — 睡前自由書寫+放鬆音樂+拉筋。

這樣做幾天後,就有改善些了!!

小結論,透過「睡眠提醒」+「睡眠品質分數」,對精力管理是有顯著幫助的。

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關於時間管理的思維

事情永遠做不完,時間是珍貴的有限資源,priority 是最要之重。

重要、不重要、緊急、不緊急四方格是很常見又實用的方法。



啊~就每件事都緊急又重要啊!怎麼辦? 可以參考deadline與沒完成的後果 兩個維度來思考排序。

三、五分鐘可以完成的事項也可以很快順手先做掉,例如很快的打個電話通知、回個mail 等。如此一來,可以減少代辦事項與小壓力的累積。例如,之後還要花時間重看信件內容,就更浪費時間。

另外,學習適當的說 NO,保留寶貴的時間給自己,給自己多點彈性與空間,也很重要的。


延伸閱讀 > 學習拒當濫好人,優雅的說No  https://peggywulifelab.blogspot.com/2021/02/no.html


工作步調: 在這邊推薦「番茄工作法」

一般為25分鐘工作,5分鐘休息的步調。但如果是在「心流」的狀態下,Peggy 是會選擇彈性地延長工作時間,直接接下一個番茄鐘的25分鐘。

完整的番茄工作法:包含五個步驟


Step 1 : 於一天的開始做「計畫」,決定今天的事項

Step 2 : 「追蹤」從早到晚的番茄鐘使用狀態

Step 3 : 於一天快結束時「紀錄」每天的觀察

Step 4 : 於一天之末,透過「加工」把原始數據化為資訊

Step 5 :  於一天快結束時,將資訊「視覺化」成有益理解與改進的形式


更細節的執行步驟如下: 

  • 決定待完成的任務。
  • 設定定時器至 25 分鐘。
  • 持續工作直至定時器提示。
  • 短暫休息5分鐘。
  • 每完成四個工作時段,休息15 - 30分鐘。


延伸閱讀 > 讀書筆記|間歇高效率的番茄工作法
https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/03/blog-post.html


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拖延怎麼辦?

通常拖延的原因可歸納成以下幾類。


可以參考以下方式,讓我們一起來破解 ~

  • 把困難任務拆解成看起來容易多的小任務。一個大蛋糕一次吃完會吐,讓人不想吃。改成一天一小塊,就還蠻可以接受的啦(雖然也還是會變胖啦)
  • 給予要做的事情一個正面意義,有意義就會更有動力去做。或者寫下不做/太晚做的悲慘後果,會痛就會促使人行動。
  •  “Don't worry about perfection, because you'll never see it” 最近看到這很喜歡的句子啊! 現在變化很快,唯有快速執行、觀察與調整與學習才是比較適合的應對方式。Done is better than perfect. 
  • 把這件事的焦點從對方那,拉回來聚焦到自己本身。到底這件事對自己的意義和影響是什麼? 能想的清楚點後,相信自己就有多些動力了。

當都想完還是不想做,或是覺得番茄工作法的25分鐘感覺還是份量很重,那怎麼辦?

來試著騙騙自己的腦袋(笑)

“ 5分鐘 mini start" :用手機設定五分鐘,跟自己說做五分鐘・就・好囉!通常一下手,就可以做超過五分鐘,也很高機率發現事情沒有想像中那麼困難。

試著建立新的「原子習慣」,來降低啟動的摩擦力也是一個滿實用的方法。

延伸閱讀 > 讀書筆記|原子習慣:細微改變帶來巨大成就的實證法則 https://peggywulifelab.blogspot.com/2020/06/blog-post.html



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來分享一個高效的小秘訣

拖延的原因包含不喜歡、無法感受到最這些事情的意義。

近幾年,Peggy 越來越認同與感受到「設計人生」的好處與重要。

工作和生活中,總由很多不同的事務組成。人生很難,很難讓每一件事情我們花時間做的事,全都很幸運地是我們喜歡和想做的,這樣的完美境界有點太過夢幻。

然而,透過有系統的設計人生,多帶些好奇心,做些低成本的小實驗去體驗,就有機會了解自己,多靠近自己那些喜歡與有意義的事情。

那,如何開始呢?

Peggy想推薦「Designing your life 」裡面分享的「好時光日誌」觀察法~

透過有系統的兩週密切觀察與紀錄,就會更了解自己。下一步就也可以開始思考,怎麼漸漸的讓自己喜歡又擅長占比增加。

以職場為例,當發現自己擅長的、喜歡的,又是部門需要的,那就很適合和老闆溝通,主動舉手去多做。


好時光日誌

  • 注意自己心流狀態,觀察一段時間
  • 記錄自己專注與精力充沛的時間
  • 反省
  • 記錄「專注 」與「精力充沛」的程度:1-5 ,more is better
  • 記了幾週後,下一步是聚焦,總結過去幾週專注與精力充沛的事情和時段。



延伸閱讀 > 讀書筆記 | 人生或職涯卡住了嗎? Designing your life 來試著做自己的生命設計師 ! https://peggywulifelab.blogspot.com/2021/01/designing-your-life.html



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寫在最後~~

個人很喜歡TED這篇提到的生活態度,與您分享。

"Everything I do, every minute I spend, is my choice"

延伸閱讀 > TED 2017 點閱率高居榜首的時間管理術!別再太計較瑣碎時間了!



最後,也很感恩親愛的爸媽無私的幫忙。如果沒有他們的協助,相信Peggy 會過得更手忙腳亂許多(雙手合十)。

希望以上分享對忙碌的朋友們有點幫助,生活可以更Easy 些。

喜歡本文者,也歡迎留言給予鼓勵或來信討論。



ref: 

圖片來源:https://www.everypixel.com/search?q=&authorname=TeroVesalainen


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Peggy的實驗空間| 小書庫 Index card ( 讀書筆記總目錄/書單 )

  一直很喜歡閱讀,也常從閱讀好書中與讀書會得到許多的力量與啟發,不管是在人生的低潮抑或是順遂的時候。在閱讀之路上,這幾年也保持一個習慣。當閱讀到喜歡的書籍,且那陣子時間允許,就會提醒自己閱讀完後整理出心得筆記。一方面藉機鍛鍊寫作肌肉與思路,方便之後的複習和查閱。另一方面,也可以...